会費」タグアーカイブ

同窓会の開催費用について

 

こんにちは。

同窓会を開催する時にかかる費用って、どれくらいかご存知でしょうか。

おおまかに言うと以下の2つが大きな支出です。

①会場費

②案内状印刷・発送費

 

①の会場費は、ホテルを使用した場合、一般的に食事代を含め、一人7,000~10,000円ほどです。

仮に8,000円のプランで参加者80名だとすると、640,000円です。

 

②の案内状印刷・発送費は、案内状の印刷代、封筒代、出欠ハガキの印刷代、案内状を発送する

際の郵送費、出欠返信用はがきの郵送費です。

学年全員(例えば400名)に送ろうとすると、郵送費だけでも、67,200円です。

・案内状を発送する郵送費    33,600円(@84円×400名)

・出欠返信用のハガキ      33,600円(@84円×400名)

 

会費10,000円、参加者80名と仮定すると…

会費収入800,000円-会場費640,000円-発送費67,200円=92,800円

ここから、案内状印刷代、封筒代、出欠ハガキ印刷代、恩師への花束、余興費等を賄います。

 

会費と必要経費のバランスを見ながら、会費設定や経費節約の調整が必要ですね。

場合によっては、幹事の持ち出しなんてことも…

 

もちろん、お金のことだけではなく、原稿の作成やあて名書きなどの作業の手間もありますよね。

 

もしかしたら、そのお金の心配と作業の手間は、サラトの同窓会幹事代行「Reフレンズ」で、

解決できるかもしれませんよ♪ ぜひ、ご相談ください。

 

株式会社サラト

同窓会幹事代行Reフレンズ係

https://www.refriends.net/

 

ともーる08

 

 

 

Reフレンズキャラクター ともーる

 

 

 

 

 

 

 


閉会の挨拶

前回のブログで、開会時の幹事挨拶のポイントについてお話しさせていただきましたが、

今回は、閉会時のポイントをご紹介いたします。

 

閉会の挨拶は、盛り上がっている最中だとなかなか参加者の耳に届かず、話し始めにくいことがあります。

場の雰囲気を見ながら、少し余裕を持って始めましょう。

 

 

①参加者・幹事メンバーへのお礼

初めに、参加者全員が協力してくれたおかげで楽しい会になった事へのお礼を伝えましょう。

また、同窓会が開催できたのは、幹事メンバーあっての事。全員で拍手を送りましょう。

 

②次回開催の告知

「次回は20□□年に開催する予定です!」など告知をして、次回も参加してもらえるようお声がけをしましょう。

 

③2次会への誘導

2次会は欠席を予定していたけど、もっと喋りたい!と思っている方もいらっしゃいます。

人数が増えても大丈夫な場合は、

「飛び入り参加も大歓迎ですので、ふるってご参加ください。」とお声がけしましょう。

 

④退場の誘導

送迎バスがある場合は、出発時刻と場所をアナウンスしましょう。

また、駐車券のサービスがある場合は、どこでもらうことができるのか、伝えましょう。

 

⑤最後に、もう一度、参加者への感謝のことばで締めくくりましょう。

 

 

閉会の挨拶は、開会の挨拶よりも、短いケースが一般的です。

また、一本締めや一丁締めをすれば、一言二言の簡単な挨拶でも全員の気持ちがまとまって、最後がビシッと締まります!

 

同窓会を最後まで楽しみましょう(^^)

 

ともーる15

 

 

 

Reフレンズキャラクター ともーる


同窓会での幹事挨拶

 

開会時の幹事挨拶を任されて、何を話せばいいのだろう・・・?と、お悩みの幹事様もいらっしゃるのではないでしょうか。

今回は、幹事挨拶のポイントについてご紹介します。

 

①自己紹介

まずは、簡単な自己紹介から始めましょう。

卒業して数十年経っていると、ええーっと誰だったかな・・・と思う人もいるかもしれません。

クラスのことや部活等、当時の身近だったことを話すことにより、ぐっと距離を縮めることができます。

 

②参加者へのお礼

自分たちの企画した同窓会に賛同してくれたことは、喜ばしいことです。

中には、県外からの方や仕事を休んで出席してくれた方もいるかもしれません。

当日集まってくれた同級生や恩師の先生に、感謝の言葉を伝えましょう。

 

③同窓会開催のきっかけや幹事仲間の紹介

同窓会を開催することにしたきっかけや、一緒に準備をしてきた幹事仲間を紹介しましょう。

みんなが再会できる機会を創りたかった気持ちを、より一層伝えることができます。

 

④会を楽しんでほしいという気持ちを伝える

今日という日が楽しく思い出に残る一日になるよう、みんなで存分に楽しんでもらいたいという気持ちを話に盛り込みましょう。

 

開会の挨拶は長く話す必要はありません。

懐かしい顔ぶれを見て、色々な思いがこみ上げてくることもあるかと思いますが、歓談の時間や食事を楽しみされている方も多くいらっしゃると思うので、事前に話すことを整理しておくといいですね。

 

是非、ご参考ください(^^)♪

 

ともーる04

 

 

 

Reフレンズキャラクター ともーる

 


同窓会開催まであと1か月

師走になりました。今年は、年号が令和に変わり、いろいろなことがありましたが、あっという間に年末ですね(*^-^*) この年末年始に同窓会を開催される方、準備の状況はいかがでしょうか?

 

・出欠の確認

会場に参加人数を伝える前に、出欠の返事が保留となっている人がいないか確認してみましょう。

また、日にちを間違えていた!急に参加できることになった!ということもありますので、LINEやSNSで「もうすぐ同窓会だよ!」と発信してもいいですね。

 

・収支の確認

おおよその参加人数が確定する時期です。これまでにかかった案内状印刷費やその切手代、また、当日の飲食費を計算し、経費が会費収入を上回っていた!ということが無いよう収支を確認しましょう。

 

・受付の準備

当日は、会費の集金・出欠の確認を行います。受付名簿や名札を用意しましょう。

集金をする人、配布物を渡す人、誘導する人等、幹事内で担当を決めておくと、当日慌てることなく受付を行うことができます。

 

・会場との打ち合わせ

料理数や会場内の席次など、会場スタッフと打ち合わせを行いましょう。マイク、音響、吊り看板等の備品についても、有料の場合がありますので、今一度確認しましょう。

 

・タイムスケジュールの確認

大まかな流れ(受付開始時間・開会・乾杯の挨拶・歓談・〆の挨拶、集合写真の撮影等)を決めて、幹事内で共有しておきましょう。

また、乾杯のドリンクを出すタイミングや校歌斉唱のCDを流すタイミングなど、会場スタッフがタイムスケジュールを把握していることが重要です。タイムスケジュールは、会場にも伝えておきましょう。

 

他にも、恩師への記念品や会費のおつりの準備など、会の内容によって確認事項があります。

まだ1か月ありますので、当日慌てることの無いよう、最終確認・打ち合わせをしましょう。

 

Reフレンズでは、何か不安なことがあればアドバイスさせていただきますので、気軽にお問い合わせください♪

 

ともーる_きゃわわ

 

 

 

Reフレンズキャラクター ともーる


ホームページを活用しよう!

2019年も残すところあと1ヵ月。

来年はいよいよオリンピックが開催されます♪

今回はどのような感動が待っているのか、楽しみですね(*^^*)

 

 

さて、本日はReフレンズのホームページ開設サービスについてお話します。

Reフレンズのプランには、ホームページの開設がついています。

 

ホームページを開設するメリットは、3つあります。

 

①参加者を増やすことができる

②参加できない人も楽しめる

③思い出の共有ができる

 

 

 

①参加者を増やすことができる。

その理由は、2つあります。

 

ひとつは、Reフレンズでは、ホームページに参加する人の名前を掲載します。

「誰が参加するのか」誰もが気になるところですよね。

あの子がいるならわたしも!と参加してくれる方が増える効果があります。

 

もうひとつは、転居先のわからない方のお名前を掲載します。転居先のわからない方へは、同窓会の案内状を送ることができません。

ホームページを見た人が、「〇〇さんは、同窓会があることを知らないようだから、教えてあげよう!」と幹事様に協力してくれるメリットがあります。

1人でも多くの人に同窓会開催の情報を伝えることができれば、参加率アップにつながります!

 

 

②参加できない人も楽しめる

ホームページには、掲示板があります。

近況報告の書き込みや、メッセージのやり取りで当時の友だちと交流することができます。

 

今回は、参加できないけれど、同窓会の案内をもらって、懐かしかったよ!そんな書き込みもよく目にします。

 

普段はお話しできない恩師やお友達と掲示板上で再会できるのもワクワクしますね♪

 

 

③思い出の共有ができる。

同窓会開催後に当日の写真をアップします。

「〇〇君、〇〇さん、久しぶりに会えたね!」「そうそう、こんな話をしたね!」

同窓会の楽しい時間を思い出すことができます。

 

もちろん、参加できなかった人も懐かしい顔をみて、思い出を共有することができます。

 

 

 

 

このようにホームページを活用すれば、同窓会をみんなで楽しむことができます!

また、ホームページの開設と更新は、すべてReフレンズスタッフが行いますので、幹事様は、ラクチンです♪

 

 

ぜひ、お気軽にご相談ください\(^o^)/

 

ともーる_黒板

 

 

 

Reフレンズキャラクター ともーる

 

 

 


お食事も会話も楽しみましょう!

 

同窓会といえば、旧友と親交を深めることはもちろんですが、おいしい食事も会話や場を盛り上げる楽しみの一つですね。

 

今回は、そんな食事スタイルについてお話します。

ホテルや結婚式場など大きな会場では、立食と着席、ビュッフェ形式か卓盛形式かを選ぶことができるケースが多くあります。

どんな食事スタイルにしたらよいのでしょうか?

 

立食の場合、会場内を移動しやすく、たくさんの人と話ができるというメリットがあります。

しかし、長時間の立ちっぱなしだと疲れてしまうので、椅子を壁際に並べたり、恩師の先生用に椅子を準備したりといった工夫をすると良いでしょう。

 

着席の場合は、落ち着いて話をすることができますが、遠くの席の人と話をする機会が少なくなりやすく、「あの人ともっと話したかったな」と思うようなことがあるかもしれません。

 

そこでおすすめなのが、「着席のビュッフェ形式」です。

会場内の料理コーナーから各自好きなものをお皿に取り、席で食事をするスタイルです。

料理を取りに会場内を移動する間に、いろんな人と話をする機会もありますし、席で落ち着いて食事や話をすることもできます。

受付後の「どの席にしようかな~」と迷われる方の混雑を避けるために、あらかじめクラス毎など席を決めておくといいでしょう。

乾杯の後は席を自由に変わってもOKとすれば、より多くの人と話ができ盛り上がることまちがいなしです!

 

どの食事スタイルにするかは、年齢や参加人数にもよりますが、是非、ご参考ください(^^)♪

 

ともーる_ほろ酔い

 

 

 

Reフレンズキャラクター ともーる


参加へのお声がけ

世界遺産「首里城」が火災とのことで、大きなショックを受けています。修学旅行等で訪れた方も多いのではと思います。復元が完了したばかりのようで、すぐには難しいかもしれませんが、また復元されるといいですね…。

 

さて、先日の記事で会費のお話をいたしましたが、参加者を集めることができるか不安…という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

 

同窓会の案内状を発送したけど、なかなか回答が返ってこない…、ということをよくお聞きします。

実際、案内を送りっぱなしでは、なかなか参加人数は増えません。

 

多くの方が、仲の良かった人は来るのかな…、自分のことを覚えている人はいるかな…、と迷う気持ちを心に持っていらっしゃいます。幹事さんや同窓生からのお誘いのお声がけをしていただくと、迷っている方も、参加しよう!という気持ちになります。参加者がどの位集まるかは、どれだけの同窓生にお声がけをするかがポイントです。

 

では、お声がけはどうしたらいいのでしょう?

 

まずは、各クラスでの目標人数を決めましょう。

1学年に5クラスある場合、1クラス毎に10人集まれば50人の参加者となります。

1クラス毎に15人集まれば75人…と、各クラスの目標人数があると参加者を集めやすいのではない

でしょうか。

 

普段、お仕事等で、あまりお声がけする時間がないという方も、協力してもらえる人を各クラスに

2、3人お願いすれば、お声がけしやすくなります。

 

また、男性には男性幹事さんから、女性には女性幹事さんから、お誘いいただくのがおススメです♪

 

お声がけから、新たに仲良くなるきっかけにもなりますので、より多くの参加者を集め、同窓会を盛り上げましょう。

 

ともーる_きゃわわ

 

 

 

Reフレンズキャラクター ともーる

 


会費を決めるにあたって

台風の影響か天気が優れない日が多い一週間でしたね。

被災地の被害がこれ以上大きくならないことを祈るばかりです。

 

 

 

さて、同窓会を開催する時にかかる費用はどれくらいかご存知でしょうか?

 

 

おおまかに言うと会場費と案内状発送費の2つが大きな支出です。

 

会場費は、ホテルを使用した場合、一般的に食事代を含め、

一人7,000~10,000円ほどです。

仮に8,000円のプランで参加者80名だとすると、会場費は640,000円です。

 

案内状発送費は、案内状印刷代、出欠ハガキ印刷代、及び郵送費です。

学年全員(例えば400名)に送ろうとすると、郵送費だけでも、58,800円かかります。

 

<郵送費例>

・案内状発送時の切手代   33,600円(@84円×400名)

・出欠返信用の官製ハガキ代 25,200円(@63円×400名)

合計           58,800円

 

仮に、会費10,000円で参加者80名とすると、

800,000円(会費収入)-640,000円(会場費)-58,800円(郵送費)=101,200円

ここから、案内状印刷代・返信ハガキ印刷代、恩師への花束、余興等を賄うことになります。

 

 

これがもし、参加者が70名だった場合は、

700,000円(会費収入)-560,000円(会場費)-58,800円(郵送費)=81,200円

 

このように参加者が少なければ少ないほど、案内状や返信ハガキの印刷代・余興等に充てる

金額が減ってしまいます。最悪の場合、不足分は幹事様が負担することになりかねません。

 

そのため、出席者の人数の予測をたて、会費収入と必要経費のバランスを見ながら、

会費を決定することがとても大切です。

 

 

 

 

幹事様には、お金のことだけではなく、案内状・出欠ハガキ原稿の作成や発送作業、出欠

管理等の様々な仕事があります。

 

サラトの「おまかせパック」、「お気軽パック」で、その心配事を解決できるかもしれません!!

 

 

ぜひ、お気軽にご相談ください(*^^*)

ともーる_野球

 

 

 

Reフレンズキャラクター ともーる

 


会場の下見

 

先日、来年開催される同窓会の会場の下見に行ってきました!

 

会場選びのポイントは、以前にもお話しましたが、

当日、スムーズに進行するためにも、事前に会場内を見ておきましょう。

 

会場に下見したい旨を連絡すれば、見せてもらうことができます(^_^)

ただし、会場が使用中の場合は、下見が出来ないので、日にちに余裕をもって会場に連絡しましょう。

 

 

チェックポイントは、主に6つあります。

 

①最寄り駅からのアクセスの良さ

実際に最寄り駅から会場まで行ってみましょう。

距離がある場合は、シャトルバスの有無を確認しましょう。

 

②受付をどこでするのか。

会場の外に受付用のテーブルを用意してもらえるのか、何時から受付可能なのか確認しましょう。

 

③クロークや喫煙場所

もし、クロークがない場合は会場内に荷物台とハンガーラックを用意してもらいましょう。

喫煙ができるのか、できるのであれば、喫煙場所がどこかも確認しておきましょう。

 

④会場内のレイアウト

テーブルや椅子の数と配置、司会台やステージの位置を確認しましょう。また、ビュッフェ形式の場合は、お料理の並ぶテーブルの位置なども確認しましょう。

 

⑤集合写真の撮影場所

集合写真を会場内で撮影したい場合、ステージの上などで撮影できるか、確認しましょう。

会場によっては、撮影の前にテーブルを移動させる必要があるケースや、もしくは、会場内ではなく、写場(撮影専用の部屋)やロビーの階段で撮影をするケース等があります。タイムスケジュールと合わせて打ち合わせを行いましょう。

 

⑥音響・照明設備の確認

会場スタッフが操作してくれるのか確認しましょう。

 

実際に会場を見て、同窓会当日をイメージすることで、「こんなはずじゃなかった」となることを避けることができますね!是非ご参考ください。

ともーる_きゃわわ

 

 

 

Reフレンズキャラクター ともーる

 


節目の年に同窓会をしよう!

 

お盆を過ぎ、徐々に暑さもゆるんできました。もうすぐ秋ですね。

さて、同窓会を開催するタイミングっていつでしょう?

 

卒業後10年、20年等、○○周年のタイミングで開催される方が多くいらっしゃいます。

また、長寿のお祝いの年に重ねて開催されることもよくあります。

 

60歳→還暦

70歳→古希

77歳→喜寿

80歳→傘寿

88歳→米寿

90歳→卒寿

99歳→白寿

100歳→百寿・紀寿

 

このような卒業後○○周年、還暦、○○歳記念等、記念同窓会は参加者が多く集まりやすいです。

また、行事ごとに絡めて開催するパターンもあります。

今年であれば、元号が変わるというなかなかない年だったので、「令和最初の同窓会!」とスローガンを掲げる同窓会もありました。

 

節目の年に同窓生の皆さんでお祝いできるなんて素敵ですね(*’▽’)

2020年には東京でオリンピックが開催されるので、記念すべきオリンピックイヤーに同窓会を開催されてはいかがでしょうか。

 

サラトは皆様にご友人との再会を楽しんでいただけるよう、同窓会のお手伝いをさせていただいています。もし、ご興味がありましたら、お気軽にお問い合わせくださいませ(‘◇’)

 

ともーる_令和

 

 

 

Reフレンズキャラクター「ともーる」