もう3月になりますね！

年度末に向けてお仕事が忙しくなるという方も多いのではないでしょうか？

忙しい時ほど体調を崩しやすくなりますので、栄養のあるものを食べて、しっかり休養をとり、忙しいこの時期を乗り切りましょう！

 

さて、案内状の発送と同級生へのお声掛けをしたら、今度は出欠管理をしましょう。

 

出欠はがきやＳＮＳ、ホームページなど様々な方法で返ってくる出欠回答を、エクセルなどのデータにまとめて、幹事内で情報共有しましょう。

集まった情報を幹事内で共有することで、返事のない方への確認連絡や参加の呼びかけをスムーズに行うことができます。

その際、出欠回答をいただいていない方のチェックのために、欠席の連絡があった方も管理をしておくようにしましょう。

 

また、案内が宛先不明で戻ってきた方は、住所録を更新し、転居先不明の方を把握しておくことも大切です！

住所がわからない方、宛先不明となった方については、ＳＮＳやホームページ等に掲載し、連絡先を知っている方から情報を集めましょう。

すぐに本人が見つからなくても、何人かの同級生をあたっているうちに、本人にたどり着くことがあります。

連絡先がわかった方には、案内状を発送して、出欠の返事をもらいましょう。

 

案内状を発送してから同窓会開催までの数か月間、たくさん返ってくる出欠回答を管理することは、大変ですよね。

Ｒｅフレンズでは、煩雑な出欠管理もサポートします。

是非、お気軽にお問い合わせください。

 

株式会社サラト

同窓会幹事代行Ｒｅフレンズ係

https://www.refriends.net/

 

 

 

 

Ｒｅフレンズキャラクター　もとーる

 

 

 

2月もあと残りわずかです。少し暖かくなってきたかと思えば、寒波がきたり・・・

春が待ち遠しい季節ですね(^^)

 

さて、前回同窓会の告知に案内状発送のお話をしましたが、案内状を発送したけど、返信やリアクションがない・・・とお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

 

案内状を発送しても、送りっぱなしでは、なかなか参加人数は増えません。

「私のこと、覚えている人はいるかな？」、「仲の良かった子が来るかしら？」と迷っている人がいるからです。

 

ひとりでも多くの人に参加してもらうために、幹事のみなさんで協力して、お誘いのお声がけをすることが一番オススメです。

 

お誘いのお声がけは、久しぶりの再会の場に顔を出すきっかけとなりますし、勇気にもなります。

 

男性には男性の幹事さん、女性には女性の幹事さんがお誘いしましょう。特に電話でお声がけする場合など、ご家族も安心されるケースが多いからです。

 

また、お声がけに協力してもらえる人を各クラス2，3人お願いし、クラス毎にお声がけすれば、幹事様の負担も軽くなりますね。

 

SNSやホームページがある場合は、是非、参加者の名前や参加人数等の途中経過を掲載しましょう。

 

たくさんの同級生と楽しい時間を過ごせる会にしたいですね！

 

株式会社サラト

同窓会幹事代行Ｒｅフレンズ係

https://www.refriends.net/

 

 

 

 

Reフレンズキャラクター　ともーる

 

 

 

 

 

 

 

 

同窓会の開催が決まったら、まずする事は会場探しです。

ホテル・レストラン・居酒屋・・・

いろいろ選択肢はありますが、Ｒｅフレンズでは、以下の理由で、ホテルでの開催を

オススメしています。

 

理由その１　大人数でも大丈夫♪

ホテルの宴会場は、レストランや居酒屋にくらべ、大勢の人を収容できる広さがあります。

出欠をとった結果、会場に入りきらない！等の心配が少なく、とても便利です。

 

理由その２　立地の良い場所にある♪

会場選びで立地は重要です。ホテルは、割合、駅前など交通の便利なところにあります。

お酒を飲む方が多いので、電車の駅から徒歩圏内の場所が良いですよね。

万が一、すこし駅から遠い場所でも、無料の送迎バスがある所が多いので、チェックしましょう。

 

理由その3　特別感がある♪

ホテルに行く機会って、なかなかないですよね。

記念日や結婚式くらいしか行かない方がほとんどだと思います。

ホテルのグレードにもよりますが、『このホテルに行ってみたい』『豪華な料理が食べたい』

『ホテルなんだからオシャレしなきゃ』ってウキウキしますね♪

 

過去に、『ホテルで開催されるという事は、きちんとした同窓会だから』という理由で

旦那様or奥様が参加を許してくれたという話もありました。

 

ホテルは、レストランや居酒屋に比べて料金が高いというデメリットがありますが、

それに見合ったサービスを提供してくれます。

 

また、ほとんどのホテルに『同窓会プラン』があり、お食事のほか、必要な設備なども

プランに含まれているケースが多くあります。

 

Ｒｅフレンズのおまかせパックでは、会場の手配も代行しています。

開催希望地をおっしゃっていただければ、会場をピックアップしますので、

お気軽にご相談ください(^^♪