同窓会幹事の仕事とは

同窓会幹事の仕事とは？

「同窓会の幹事って何をしたらいいの？」「同窓会をしたいけど、前回とても大変だった…！」という声をよく伺います。また、「せっかく企画しても思うように参加人数が集まらず、幹事が費用の一部を負担しなければならなくなったらどうしよう…」という不安もあるかもしれません。
 
　同窓会は、古い友人との再会を楽しむ場です。こうしなければならない、こうあるべきということは何もありませんが、たくさんの旧友に参加してもらい楽しい良いひとときをすごせるようにする為には、最低限必要な準備があります。

１．同窓会の住所録の作成・整備

まず、同窓会の案内を出す為に、同窓生の住所を集めて住所録を作りましょう。
卒業アルバムや、年賀状、結婚しましたというような連絡のはがき等が資料になります。
また、母校に同窓会組織（注１）がある場合、同窓会本部が卒業生全体の名簿を作成しているケースがあります。
一度、母校に問い合わせをしてみるのも良い方法です。

（注１）多くの学校に、同窓会組織があります。現職の先生が同窓会の事務局をされているケースもたくさんあります。
　（サラトは同窓会様と正式に契約し、同窓会のデータ管理等を代行している会社です。）

２．同窓会の開催日・会場の決定

同窓会の開催日は同窓会出席者の人数を左右する大きな要因のひとつです。
遠方からも出席しやすい、お正月やお盆の帰省時期には予約が混みあう為、遅くとも半年前に会場を選定し、予約されておかれることをお薦めします。
会場によっては、１年前から予約を受付けるところもあります。余裕を持ってご準備されると良いでしょう。

３．会費の決定

同窓会の会場費、飲食代、他同窓会の案内状発送等の経費を計算し、会費を決めます。
この会費の決定には、出席者の人数を予測することが非常に重要です。経験のある幹事様であれば、出席者の人数をある程度予測することができるかもしれません。しかし、はじめての幹事様には予測などとても難しいことだと思います。
 
例えば、学年全体で同窓会をする場合、各クラス何名ぐらい出席するだろうかと考えてみましょう。どのクラスにも友達に同窓会へ行こう！と呼びかけに協力してくれそうな人がいるはずです。各クラスごとに数名ずつ同窓会の開催に協力し、出席への呼びかけを手伝ってくれる人を集めましょう。
５クラスある学年で、各クラス３人手伝ってくれる人がいた場合、１人が５人誘ってきたら合計75人、６人誘ってきたら90人集まります。また、出席する人に、ひとり誰かを誘ってきてもらえば、さらに参加者は増えて行きます。
 
出席への呼びかけに協力してくれる人を集めて、出席者の目標人数を決定し、会費収入からの予算を計画することが大切です。

４．同窓会の案内状の作成・発送

最初に作成した同窓会の住所録を元に、同窓会の案内状を往復はがき又は封書で（封書の場合は、返信はがきを同封して）発送します。
もし、転居先不明で案内状が配達されなかった場合は、友人たちに再度情報を求め、なるべく多くの人に同窓会の案内状を送りましょう。

５．出席・欠席のとりまとめ

出欠連絡があったら、同窓会の住所録に記入するなどして管理していきます。
連絡が無い人には、幹事様やお友達から電話して誘ってみることが大切です。「みんなとずいぶん会ってないし、どうしよう…。」出席したい気持ちはあるけれど迷っている人もいます。電話することで、出席者を増やすことができます。

６．会場との最終打ち合わせ

同窓会の日が近づいてきましたら、同窓会の会場と料理の数等最終の打ち合わせが必要です。また、当日余興で何か企画するのであれば、その内容も会場に伝えておきましょう。

７．同窓会当日の受付名簿の作成

最終の出席者名の一覧表を作成し、当日の受付で会費を集める為に使います。