さて、今回は同窓会幹事マニュアル「⑥当日の打ち合わせ」についてです。
同窓会の開催まで１か月ほどになったら、当日のための打ち合わせを行いましょう。
〈幹事様で決めること〉
①同窓会の内容とタイムスケジュールを決めましょう。
「開会の挨拶→乾杯→恩師紹介→歓談・余興→閉会の挨拶」が定番の流れになります。
余興は、参加者へのインタビューや校歌斉唱などが、懐かしさがいっそう増して盛り上がりますのでおススメです(^^♪
パソコンが得意な幹事様がいる場合は、学生当時の写真のスライドショー等もいいですね。ただし、プロジェクターやスクリーンのレンタル料がかかる場合があるので、あらかじめ会場に確認が必要です。
②タイムスケジュールを決めたら、司会進行役を決めましょう。
あらかじめ誰が司会進行役を務めるか決めておきましょう。どのように話すか原稿も用意しておくと安心です。司会進行役も同窓会を楽しむ為に、何名かで交代で司会進行役を務めることもおススメです。
また、同窓会では話が盛り上がりすぎて時間を押してしまう…ということがしばしばあります。司会進行役には、タイムキーパーの役割もあります。当日も、タイムスケジュールは、しっかり把握しておくことが大切です。
〈会場との打ち合わせ〉
①料理とドリンクを注文しましょう。
出欠の締め切り後にも、キャンセルや飛び入り参加が発生するケースも多くあります。何日前まで料理数の変更が可能か確認しましょう。
②席次を決めましょう。
クラスごとなのか、自由席なのか決めて、会場とテーブルの配置を打合せしましょう。恩師のみ席を決めて、他の参加者は自由、というのも、当日のキャンセルや飛び入り参加に対応しやすいのでおススメです。
③タイムスケジュールについて
タイムスケジュールを事前に会場へ連絡しておきましょう。会場が乾杯のドリンクや料理を出すタイミングを把握できていると会の流れがスムーズになります。
④余興について
集合写真を撮る場合は、いつ撮るかと撮る場所を確認しておきましょう。
また、校歌斉唱をする場合は、ＣＤ等を持ち込む旨、会場に伝えましょう。
スライドショーを上映する場合は、プロジェクターやスクリーンの費用も確認しましょう。
このように幹事様には、たくさんの準備がありますが、頑張った分喜びもひとしおです(*’▽’)
次回は「⑦当日の受付」についてお話します。
Ｒｅフレンズキャラクター ともーる
