今回のお話は、同窓会幹事マニュアル「③案内状発送」についてです。

 

前回ブログでご紹介したとおり「日時・会場・会費の決定」を決定したら、いよいよ同級生への告知です(・∀・)ﾜｸﾜｸ

最近では、メールやライン、SNSの活用も増えていますね。

それでも、まだまだ封書やハガキでの案内が主流です。

 

卒業アルバムなどに卒業当時の住所録がありますね！こちらを活用して、漏れの無いようにみんなに案内を送りましょう。最新の住所がわかる人には、そちらの住所に送りましょう。

 

また、高校等では、学校に卒業生全体のデータを管理する同窓会組織がある場合があります。

母校に連絡して、最新の住所録を入手する方法がとても有効です。

 

住所録のデータベース化、案内状作成、宛名作成、発送…

ひとつひとつの作業は簡単なものですが、学年同窓会など、人数が多いと大変ですね。

 

その大変な作業、㈱サラトのＲｅフレンズに任せてみませんか？

 

 

(株)サラトは、日本全国の高校を中心にした同窓会本部とご契約し、同窓会支援を行っている会社です。

もし、母校の同窓会本部が、弊社とご契約いただいている場合は、幹事様には住所録整備の手間がかかりません。

また、最新のご住所へお送り出来る可能性が高いことも、Ｒｅフレンズをご利用いただくメリットのひとつです。

 

 

もちろん、未契約の場合でも、住所録をお預かりしてデータベース化し案内状発送＋同級生から情報を収集し住所判明者への追加発送も可能ですので、ご安心ください。

 

同窓会の案内を受け取った同級生のリアクションが楽しみですね( *´艸｀)

たくさんの出席連絡が返ってきますように…☆彡

 

次は「④出欠管理」についてです(^^)/

 

 

 

Ｒｅフレンズキャラクター「ともーる」

 

 

 

さて、前回に引き続き、同窓会幹事マニュアル「②日時・会場・会費の決定」についてお話いたします。

 

まずは、開催日を決めましょう。

人気の同窓会開催時期は、お盆やお正月、連休など地元への帰省時期です。

ただ、ご家庭によっては、帰省の時期に家を空けられないという方もいらっしゃるでしょう。最近は、普通の日曜日や連休の初日に開催する同窓会も増えてきています。幹事の皆さんでよく話し合って決めましょう。

また、人気の会場は、1年前から予約を受け付けている場合もありますので、希望の日を予約できないという事がないように、早めに決めましょう。

 

次に会場探しです。

同窓会会場としては、ホテル、レストラン、結婚式場、居酒屋などが挙げられます。

まだ参加人数が分からない段階で会場の予約をするため、予測人数で予約することになります。もしも、参加人数が予想以上に増えた場合、会場が小さかったら大変です！

そこで、Reフレンズでは、大きな会場があるという理由から、ホテルをオススメしています。

 

会場が決まったら、会費を決めましょう。

会場費（飲食代）、案内状作成・発送費等の経費は、参加者の会費収入で賄います。

参加者の目標人数を決定し、会費収入からの予算を計画することが大切です。

 

例えば、

会費を10,000円とし100名参加した場合、会費収入は、10,000円×100名＝1000,000円です。

そのうち、会場費（飲食費）として、ひとり8,000円のプランを利用した場合、

8,000円／人×100名＝800,000円。

会費収入から会場費を引いた残り、200,000円で、案内状印刷代・郵送費、出欠はがき代等を捻出する計算となります。

 

当日のドタキャンなどのリスクも考え、余裕をもって計画をたてましょう。

 

 

次週は③案内状発送についてお話します(^^♪

 

 

 

 

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

 

 

 

 

 

前回、同窓会幹事マニュアルをご説明しました。

その中で、今回は「①幹事仲間募集」についてお話いたします。

 

ごく稀に数人で幹事をしようとされる方がいらっしゃいますが、同窓会の幹事は、ある程度の人数を集めることをおススメします。

 

前回お話しした通り、会場手配や案内状発送・出欠管理と、幹事さんのお仕事はたくさんあります！

しかも、案内状を発送しただけでは、なかなか参加人数が増えないのが実情です。

そのため、ひとりでも多く参加者を増やす為には、お誘いのお声掛けをしていただく必要があります。

 

幹事の人数が少ないと、大きな負担になってしまいます。(+_+)

 

そのため各クラスから２～３名、できれば男女それぞれ幹事さんをたてていただくことをおススメします。

出席のお声掛けをする際に、男性へは男性の幹事さんが、女性へは女性の幹事さんがお誘いした方がご家族も安心されるケースが多いからです。

 

また、同窓会幹事を募る際は、仲の良かった友人ばかりではなく、違う部活に所属していた人等、コミュニティが異なった方を幅広く集めると、より多くの参加者をスムーズに集めることができます。

 

交友関係の広い方や、当時人望があった方（生徒会長やキャプテンなど）を幹事に誘うのもおすすめです。

 

案内状に記載された幹事の名前を見て、「○○君、○○さんだ！懐かしいな～」と思う方も現れるのではないでしょうか。

 

同窓会は長期間にわたり、たくさんの準備があります。

幹事さん同士で協力し合い、同窓会を成功に導きましょう！

また、その達成感を分かち合うことにより、あらためてよい友だちになれると思います(^^)/

 

 

 

 

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

 

 

６月に入り、梅雨が始まりますね(>_<)

気候が不安定になりますので、体調管理にお気をつけください。

 

さて、同窓会を開催したいけど、まず何をすればいいか分からないという方に

同窓会幹事マニュアルをご説明いたします。

 

①幹事仲間募集

当日までお仕事がたくさんあるので、お手伝いをしてくれるお友達を集めましょう。

 

②日時・会場・会費の決定

日時、会場、会費を決めましょう。

まずは、出席してくれる人数を予想します。

そして、案内状印刷代、切手代、会場費、飲食代、恩師への花束代などの必要経費を

計算し、出席者の会費収入で賄うことができるよう、会費を決定しましょう。

 

③案内状発送

同級生の住所を調べ、案内状を作成、印刷し、発送しましょう。

 

④出欠管理

出欠の返事をとりまとめましょう。

返信のない同級生には、電話やメール等で、直接誘ってみましょう。

 

⑤名札・受付名簿作成

卒業して○○年・・・顔と名前が一致しない方もいるかもしれません。

名札を用意しましょう。

受付の際に出欠確認・会費の集金チェックを行うため、受付名簿を作成しましょう。

 

⑥当日の打合せ

料理や会場内のレイアウト等、会場担当者と綿密に打ち合わせをしましょう。

司会者等の配役、タイムスケジュールを作成しましょう。

 

⑦当日の受付

参加者が到着したら、出席チェックと会費の徴収を行いましょう。

 

 

このように、幹事様のお仕事はたくさんあり、とても大変です・・・。

サラトの幹事代行Ｒｅフレンズでは案内状の発送から当日の受付に必要な名札と

受付名簿の作成までの煩雑はお仕事を代行します。

 

幹事のお仕事が不安な方や仕事で忙しい方、お気軽に相談ください♪

 

 

 

 

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる