お金の心配」タグアーカイブ

同窓会の開催費用について

 

こんにちは。

同窓会を開催する時にかかる費用って、どれくらいかご存知でしょうか。

おおまかに言うと以下の2つが大きな支出です。

①会場費

②案内状印刷・発送費

 

①の会場費は、ホテルを使用した場合、一般的に食事代を含め、一人7,000~10,000円ほどです。

仮に8,000円のプランで参加者80名だとすると、640,000円です。

 

②の案内状印刷・発送費は、案内状の印刷代、封筒代、出欠ハガキの印刷代、案内状を発送する

際の郵送費、出欠返信用はがきの郵送費です。

学年全員(例えば400名)に送ろうとすると、郵送費だけでも、67,200円です。

・案内状を発送する郵送費    33,600円(@84円×400名)

・出欠返信用のハガキ      33,600円(@84円×400名)

 

会費10,000円、参加者80名と仮定すると…

会費収入800,000円-会場費640,000円-発送費67,200円=92,800円

ここから、案内状印刷代、封筒代、出欠ハガキ印刷代、恩師への花束、余興費等を賄います。

 

会費と必要経費のバランスを見ながら、会費設定や経費節約の調整が必要ですね。

場合によっては、幹事の持ち出しなんてことも…

 

もちろん、お金のことだけではなく、原稿の作成やあて名書きなどの作業の手間もありますよね。

 

もしかしたら、そのお金の心配と作業の手間は、サラトの同窓会幹事代行「Reフレンズ」で、

解決できるかもしれませんよ♪ ぜひ、ご相談ください。

 

株式会社サラト

同窓会幹事代行Reフレンズ係

https://www.refriends.net/

 

ともーる08

 

 

 

Reフレンズキャラクター ともーる

 

 

 

 

 

 

 


ホームページを活用しよう3

 

来週から早いもので4月になりますね。

新年度というだけでなんだかワクワクします。

心機一転なにか新しいことにチャレンジしてみてもいいかもしれませんね!(╹◡╹)

 

今週は、またホームページの活用についてお話しします。

 

案内状を発送した後に、二次会の開催が決定した等、追加で連絡したい事がでてくることがありますよね。

 

そんな時、参加者おひとりおひとりに電話をしてお知らせすることは難しいので、ホームページやLINEなどのSNSを使うと、簡単にお知らせすることができます。

 

以前にお手伝いさせていただいた同窓会でも、開催の1ヶ月前に、急に会場の部屋が変更になり、ホームページでお知らせしたことがありました。

 

Reフレンズでは、追加の連絡事項ができた場合は、ホームページの中に作ったお知らせのページに掲載することはもちろん、変更案内が目に入りやすいように、トップページの新着情報欄に『二次会のご案内』や『会場変更のお知らせ』など目立つようにトピックスを表示してお知らせします。

 

また、ホームページの開設と更新はすべてReフレンズスタッフが行いますので、幹事様の手を煩わせることもありません。

 

是非、Reフレンズを活用してみませんか?(*^^*)

 

株式会社サラト

同窓会幹事代行Reフレンズ係

https://www.refriends.net/

 

ともーる手紙

 

 

 

Reフレンズキャラクター ともーる

 


同窓会開催まであと1か月

師走になりました。今年は、年号が令和に変わり、いろいろなことがありましたが、あっという間に年末ですね(*^-^*) この年末年始に同窓会を開催される方、準備の状況はいかがでしょうか?

 

・出欠の確認

会場に参加人数を伝える前に、出欠の返事が保留となっている人がいないか確認してみましょう。

また、日にちを間違えていた!急に参加できることになった!ということもありますので、LINEやSNSで「もうすぐ同窓会だよ!」と発信してもいいですね。

 

・収支の確認

おおよその参加人数が確定する時期です。これまでにかかった案内状印刷費やその切手代、また、当日の飲食費を計算し、経費が会費収入を上回っていた!ということが無いよう収支を確認しましょう。

 

・受付の準備

当日は、会費の集金・出欠の確認を行います。受付名簿や名札を用意しましょう。

集金をする人、配布物を渡す人、誘導する人等、幹事内で担当を決めておくと、当日慌てることなく受付を行うことができます。

 

・会場との打ち合わせ

料理数や会場内の席次など、会場スタッフと打ち合わせを行いましょう。マイク、音響、吊り看板等の備品についても、有料の場合がありますので、今一度確認しましょう。

 

・タイムスケジュールの確認

大まかな流れ(受付開始時間・開会・乾杯の挨拶・歓談・〆の挨拶、集合写真の撮影等)を決めて、幹事内で共有しておきましょう。

また、乾杯のドリンクを出すタイミングや校歌斉唱のCDを流すタイミングなど、会場スタッフがタイムスケジュールを把握していることが重要です。タイムスケジュールは、会場にも伝えておきましょう。

 

他にも、恩師への記念品や会費のおつりの準備など、会の内容によって確認事項があります。

まだ1か月ありますので、当日慌てることの無いよう、最終確認・打ち合わせをしましょう。

 

Reフレンズでは、何か不安なことがあればアドバイスさせていただきますので、気軽にお問い合わせください♪

 

ともーる_きゃわわ

 

 

 

Reフレンズキャラクター ともーる


会場別の服装

 

日一日と寒さがつのりますが、いかがお過ごしでしょうか。

体調を崩しやすい季節なので、体調の変化に十分注意しましょう。

 

さて、同窓会が近づくと出てくる悩みは「何を着ていけば良いの!?」です。

若作りしすぎず、地味すぎず、張り切りすぎず…でも素敵と思われたい!

そこで、会場別の服装についてご紹介したいと思います。

 

【ホテル・結婚式場等の場合】

年に1回行くか行かないかの慣れない場所で、更に服装のハードルは上がりますね(>_<)

結婚式のようなフォーマルな装いは必要ありませんが、スマートカジュアルな服装がおすすめです。

男性の場合はスーツで出席される方が多いです。ジーンズ以外のパンツにジャケットやプレザーなどもOKです。ネクタイは、堅苦しくならない色柄物や蝶ネクタイなどもいいですね!

女性の場合、ワンピースやブラウスにスカート又はパンツなど。靴は、パンプス、ミュール、ショートブーツなど綺麗なものでまとめましょう。

 

 

【レストランの場合】

ホテルよりもカジュアルな服装がおススメです。

スーツもカッチリしたものではなく、ジャケットを軽めにしたり、パンツをジーンズにしたり、少し気崩すくらいで大丈夫です。

ホテルのように荷物を預かってくれるか分からないので、斜めかけや肩掛けのできるカバンにして大きい荷物は避けましょう。

 

 

【居酒屋の場合】

普段着よりちょっとオシャレ着くらいがおススメです。

ただ、ホテルやレストランと違って、ずっと座っているので密着度が高いです。

温度調整できるように脱いだり羽織ったりできる服装が良いですね。

また、靴を脱ぐことを想定しておきましょう。

 

 

個人的には、ホテルなどで、着物で出席されている方は、一段と目を引いて、とても素敵です。「素敵に年齢を重ねているな~」と惚れ惚れしてしまいます(^^)v

ホテルや結婚式場での開催の場合は、色無地(紋なしの物)などに挑戦してみるのもいいのではないでしょうか。

せっかくの同窓会、素敵に歳を重ねたと思ってもらえるようなコーディネートで楽しんでください♪

 

ともーる_きゃわわ

 

 

 

Reフレンズキャラクター ともーる

 

 

 


会場さがし

 

このところ大雨に台風に、各地大きな被害が出ていますね。

このブログをご覧いただいている皆様の地域は、大丈夫でしょうか。

今後も十分にお気を付けください。

 

さて、同窓会の日も雨になる可能性はありますよね。

せっかくオシャレしてきたのに、始まる前に雨でビシャビシャは嫌ですね。

 

そんな不安要素も含め、同窓会の会場を決める際には、駅の近くや送迎バスがあるなど、

会場の立地・交通の便利さで選ぶことが重要です。

機会があれば、事前に会場に連絡をして、下見に行くのも良いでしょう。

 

また、同窓会は、出欠をとってみないと参加人数がわかりません。どのくらいの人数を収容可能な

会場を予約したらいいのか、困りますね。

そこで、Reフレンズでは、主に、ホテルの宴会場をお勧めしています。ホテルの宴会場は、

レストランや居酒屋にくらべ、大勢の人を収容できる広さがあります。出欠をとった結果、

会場に入りきらない!等の心配が少なく、とても便利です。

 

 

先月お盆が終わったばかりですが、来年のお盆に開催するなら、今がすでに予約のタイミングです。

ホテルの予約は、1年前から受け付けているところが多く、また、来年は、オリンピックイヤー

ということもあり、早い時期に予約が入ることが想定されます…(>_<;)

同窓会を考えられている場合は、ひとまず会場にお問い合わせされることをおススメします!

 

何から始めればいいか分からない場合も、Reフレンズでは丁寧にサポートいたします!

お気軽にお問い合わせください(^^)/

 

ともーる33

 

 

 

Reフレンズキャラクター ともーる


2回目もReフレンズにおまかせ♪

 

今週初めの9月1日に、㈱サラトは創立46周年を迎えることができました。

同窓の絆を大切にされる皆様のおかげです。心より感謝申し上げます。

これからも、皆様の再会を、心を込めてサポートいたします。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします(^ ^)

 

 

さて、同窓会は1度開催したら終わりではありません。

 

前回ブログでご紹介したとおり、5年毎や10年毎など、節目節目に同窓会を開催される幹事様が

多くいらっしゃいます。

 

サラトでも、前回Reフレンズをご利用いただいてから4年後に

「同窓会開催のご計画はされていますか?」とお声掛けをしております。

 

ありがたい事に、毎回Reフレンズを利用してくださる同窓会様も沢山いらっしゃいます。

 

2回目以降もReフレンズを利用する場合、

「前回と同じ内容で」と、ひと声ご連絡いただくだけでプランニングが可能です。

また、前回の住所データやご案内状の原稿、写真などもお預かりしておりますので、準備が簡単です。

 

サラトの同窓会幹事代行Reフレンズのサポート内容は下記の通りです。

1.住所録の整備

2.案内状の発送・ホームページの開設

3.転居先不明者の情報収集

4.住所判明者・出欠未返信者への案内状発送

5.出欠管理

6.名札・受付名簿の作成

(※おまかせパックの場合は、会場手配と当日の受付代行も承ります。)

 

もちろん、同窓会幹事代行プランを利用するのは初めて!という幹事様も大歓迎です。

是非、ご相談、お見積りだけでもお気軽にご相談ください (^^)

 

ともーる_きゃわわ

 

 

 

Reフレンズキャラクター ともーる

 


日時・会場・会費の決め方

 

さて、前回に引き続き、同窓会幹事マニュアル「②日時・会場・会費の決定」についてお話いたします。

 

まずは、開催日を決めましょう。

人気の同窓会開催時期は、お盆やお正月、連休など地元への帰省時期です。

ただ、ご家庭によっては、帰省の時期に家を空けられないという方もいらっしゃるでしょう。最近は、普通の日曜日や連休の初日に開催する同窓会も増えてきています。幹事の皆さんでよく話し合って決めましょう。

また、人気の会場は、1年前から予約を受け付けている場合もありますので、希望の日を予約できないという事がないように、早めに決めましょう。

 

次に会場探しです。

同窓会会場としては、ホテル、レストラン、結婚式場、居酒屋などが挙げられます。

まだ参加人数が分からない段階で会場の予約をするため、予測人数で予約することになります。もしも、参加人数が予想以上に増えた場合、会場が小さかったら大変です!

そこで、Reフレンズでは、大きな会場があるという理由から、ホテルをオススメしています。

 

会場が決まったら、会費を決めましょう。

会場費(飲食代)、案内状作成・発送費等の経費は、参加者の会費収入で賄います。

参加者の目標人数を決定し、会費収入からの予算を計画することが大切です。

 

例えば、

会費を10,000円とし100名参加した場合、会費収入は、10,000円×100名=1000,000円です。

そのうち、会場費(飲食費)として、ひとり8,000円のプランを利用した場合、

8,000円/人×100名=800,000円。

会費収入から会場費を引いた残り、200,000円で、案内状印刷代・郵送費、出欠はがき代等を捻出する計算となります。

 

当日のドタキャンなどのリスクも考え、余裕をもって計画をたてましょう。

 

 

次週は③案内状発送についてお話します(^^♪

 

ともーる40

 

 

 

Reフレンズキャラクター ともーる

 

 

 

 


会場の予約はお早めに

 

皆様、オリンピックのチケットの抽選申し込みはされましたか?

チケットの倍率は凄そうですが、私も生で選手の勇姿を観て、応援したいです(´▽`*)

 

さて、「オリンピックの年に」と4年ごとに同窓会を開かれる方々もいらっしゃいます。

覚えやすくていいですね。

来年は、特に「東京開催記念」ということでオリンピックイヤー同窓会をお考えの方も多いかもしれませんね。

 

となると、難しくなるのが、会場の予約です。

人気や条件の良いホテルなどは、通常でも、1年前には押さえておきたいところです。

お盆・お正月・連休など同窓会開催に人気の時期で希望の日時は難しいかもしれませんが、来年の東京オリンピック前後・お盆・連休をご希望なら、さっそく予約の空き状況や料金プランなどを、会場に問い合わせてみましょう。

開催希望日時・参加予想人数・1人あたりの料理代の予算などを、事前に考えておくと、スムーズに問い合わせが出来ますよ。

ともーる_応援

 

 

 

Reフレンズキャラクター ともーる

 

 

 

 

弊社のReフレンズのおまかせパックでは、この会場探しから代行いたします。

是非お問い合わせください♪

※おまかせパックの対象エリアは、兵庫県近郊・関東一円です。

 


ホームページの活用方法

 

GWも終わり、過ごしやすい季節になりました。

ただ、朝夕は、まだまだ肌寒い日がありますね。体調を崩さないよう、お気を付けください(>_<)

 

さてReフレンズでは、同窓会専用ホームページを開設するサービスがあります。

 

ホームページでは、参加予定者・転居先不明者・写真館・掲示板等のページを作成します。

 

【参加予定者】のページでは、

皆さんが一番気にされている「誰が出席するのか」を確認できます。

お名前を公表することで「あの子がいるならわたしも!」と参加してくれる方が増える効果があります!

 

【転居先不明者】のページでは、

ホームページを見た方が「あの子は開催を知らないみたいだから、教えてあげよう!」と同窓会の開催情報を広めるために、幹事に協力してくれるメリットがあります!

 

【写真館】のページでは、

在学時のクラス写真を掲載して、同窓会前に当時を思い出し、〇〇ちゃん、□□くん、懐かしいな、と同窓会当日が一層楽しみになるという効果があります。また、同窓会開催後に当日の写真を掲載して、どうしても参加できなかった人にも懐かしい友達の様子を共有してもらうこともできます。

 

【掲示板】のページでは、

近況報告の書き込みや、メッセージのやり取りで同窓会気分を盛り上げることができます。

 

 

 

ホームページの作成や更新は、全てサラトにおまかせなので、幹事さんはラクチンです♪

是非、Reフレンズのホームページを活用し、みんなで楽しめる同窓会を企画してみてはいかがでしょうか(^▽^)

ともーる_きゃわわ

 

 

 

Reフレンズキャラクター ともーる

 


同窓会当日の流れ

 

連日、ニュースで桜の映像やお花見の様子が放送されていますね。

私も、川沿いに並んでいる桜を見ながら出勤し、毎朝癒されています(^^)

 

さて、新年度が始まり、お忙しい中で同窓会の準備を進められている幹事様もいらっしゃることと思います。

 

同窓会当日の流れで必ず押さえておきたいのは…

①開会の挨拶 ②乾杯 ③閉会の挨拶

加えて、④集合写真と⑤恩師の挨拶でしょうか。

 

④の集合写真を撮る場合は、開会の挨拶・乾杯前に撮りましょう。女性のお化粧直しやトイレに立った人を待つ時間がなく、スムーズに撮影ができます。酔っぱらって、ひな壇に登れない!なんて人もいない(はず)です。

 

⑤の恩師の先生も参加されている場合は、ぜひご挨拶をしていただきましょう。大人になってから聞く先生のお話が、学生時代のそれよりもまた違ったものに感じるか、変わらず懐かしいと感じるか…それも楽しみのひとつですね(*´▽`*)

 

幹事会では、当日のことを考え、ワクワクして、色々な案が出るかもしれません。

何度か同窓会をされていたり、毎年同窓会をされている場合は、1~2個余興・ゲームを入れてもいいかと思います♪

 

でも、久しぶりの同級生との再会です。全員が、話したい事も聞きたい事も、たくさんあります。

例えば2時間制の場合、上記の5項目以外の時間は歓談でも問題ないでしょう。

(逆に時間が少ないくらいかもしれません)

 

同級生が集まるだけでも楽しいのが“同窓会”です。

幹事様も“参加者”です。

大勢が一度に集まることが出来るのも、そう多い機会ではありません。

当日は学生時代に戻り、楽しい時間をお過ごしください(^v^)♪

 

ともーる24

 

 

 

Reフレンズキャラクター ともーる