同窓会開催まであと1か月

師走になりました。今年は、年号が令和に変わり、いろいろなことがありましたが、あっという間に年末ですね(*^-^*) この年末年始に同窓会を開催される方、準備の状況はいかがでしょうか?

 

・出欠の確認

会場に参加人数を伝える前に、出欠の返事が保留となっている人がいないか確認してみましょう。

また、日にちを間違えていた!急に参加できることになった!ということもありますので、LINEやSNSで「もうすぐ同窓会だよ!」と発信してもいいですね。

 

・収支の確認

おおよその参加人数が確定する時期です。これまでにかかった案内状印刷費やその切手代、また、当日の飲食費を計算し、経費が会費収入を上回っていた!ということが無いよう収支を確認しましょう。

 

・受付の準備

当日は、会費の集金・出欠の確認を行います。受付名簿や名札を用意しましょう。

集金をする人、配布物を渡す人、誘導する人等、幹事内で担当を決めておくと、当日慌てることなく受付を行うことができます。

 

・会場との打ち合わせ

料理数や会場内の席次など、会場スタッフと打ち合わせを行いましょう。マイク、音響、吊り看板等の備品についても、有料の場合がありますので、今一度確認しましょう。

 

・タイムスケジュールの確認

大まかな流れ(受付開始時間・開会・乾杯の挨拶・歓談・〆の挨拶、集合写真の撮影等)を決めて、幹事内で共有しておきましょう。

また、乾杯のドリンクを出すタイミングや校歌斉唱のCDを流すタイミングなど、会場スタッフがタイムスケジュールを把握していることが重要です。タイムスケジュールは、会場にも伝えておきましょう。

 

他にも、恩師への記念品や会費のおつりの準備など、会の内容によって確認事項があります。

まだ1か月ありますので、当日慌てることの無いよう、最終確認・打ち合わせをしましょう。

 

Reフレンズでは、何か不安なことがあればアドバイスさせていただきますので、気軽にお問い合わせください♪

 

ともーる_きゃわわ

 

 

 

Reフレンズキャラクター ともーる