もう3月になりますね！

年度末に向けてお仕事が忙しくなるという方も多いのではないでしょうか？

忙しい時ほど体調を崩しやすくなりますので、栄養のあるものを食べて、しっかり休養をとり、忙しいこの時期を乗り切りましょう！

 

さて、案内状の発送と同級生へのお声掛けをしたら、今度は出欠管理をしましょう。

 

出欠はがきやＳＮＳ、ホームページなど様々な方法で返ってくる出欠回答を、エクセルなどのデータにまとめて、幹事内で情報共有しましょう。

集まった情報を幹事内で共有することで、返事のない方への確認連絡や参加の呼びかけをスムーズに行うことができます。

その際、出欠回答をいただいていない方のチェックのために、欠席の連絡があった方も管理をしておくようにしましょう。

 

また、案内が宛先不明で戻ってきた方は、住所録を更新し、転居先不明の方を把握しておくことも大切です！

住所がわからない方、宛先不明となった方については、ＳＮＳやホームページ等に掲載し、連絡先を知っている方から情報を集めましょう。

すぐに本人が見つからなくても、何人かの同級生をあたっているうちに、本人にたどり着くことがあります。

連絡先がわかった方には、案内状を発送して、出欠の返事をもらいましょう。

 

案内状を発送してから同窓会開催までの数か月間、たくさん返ってくる出欠回答を管理することは、大変ですよね。

Ｒｅフレンズでは、煩雑な出欠管理もサポートします。

是非、お気軽にお問い合わせください。

 

株式会社サラト

同窓会幹事代行Ｒｅフレンズ係

https://www.refriends.net/

 

 

 

 

Ｒｅフレンズキャラクター　もとーる

 

 

 

2月もあと残りわずかです。少し暖かくなってきたかと思えば、寒波がきたり・・・

春が待ち遠しい季節ですね(^^)

 

さて、前回同窓会の告知に案内状発送のお話をしましたが、案内状を発送したけど、返信やリアクションがない・・・とお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

 

案内状を発送しても、送りっぱなしでは、なかなか参加人数は増えません。

「私のこと、覚えている人はいるかな？」、「仲の良かった子が来るかしら？」と迷っている人がいるからです。

 

ひとりでも多くの人に参加してもらうために、幹事のみなさんで協力して、お誘いのお声がけをすることが一番オススメです。

 

お誘いのお声がけは、久しぶりの再会の場に顔を出すきっかけとなりますし、勇気にもなります。

 

男性には男性の幹事さん、女性には女性の幹事さんがお誘いしましょう。特に電話でお声がけする場合など、ご家族も安心されるケースが多いからです。

 

また、お声がけに協力してもらえる人を各クラス2，3人お願いし、クラス毎にお声がけすれば、幹事様の負担も軽くなりますね。

 

SNSやホームページがある場合は、是非、参加者の名前や参加人数等の途中経過を掲載しましょう。

 

たくさんの同級生と楽しい時間を過ごせる会にしたいですね！

 

株式会社サラト

同窓会幹事代行Ｒｅフレンズ係

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Reフレンズキャラクター　ともーる

 

 

 

 

 

 

 

 

温かい日が続いていますね。

そろそろ花粉症に悩まされる時期になってきました。

ワセリンを鼻の入り口に塗っておくと、花粉が体内に入るのを軽減してくれるそうですよ＼(^o^)／

（関西の朝のテレビ番組で紹介されていました・・・！）

 

 

さて、今回も、前回からの続きです。

協力してくれる幹事を見つけて、会場が決まればいよいよ同級生への告知を行いましょう。

 

最近では、メールやライン、SNSの活用も増えていますね。

それでも、まだまだ封書やハガキでの案内が主流です。

 

 

卒業アルバムなどに卒業当時の住所録があります！

こちらを活用して、漏れの無いようにみんなに案内を送りましょう。

最新の住所がわかる人には、そちらの住所に送りましょう。

 

また、高校等では、学校に卒業生全体のデータを管理する同窓会組織がある場合があります。

母校に連絡して、最新の住所録を入手する方法がとても有効です。

 

 

住所録の準備、案内状印刷、宛名作成、発送…学年同窓会など、人数が多いと大変ですね。

その大変な作業、㈱サラトのＲｅフレンズに任せてみませんか？

 

 

(株)サラトは、日本全国の高校を中心にした同窓会本部と契約し、卒業生データの管理及び、同窓会支援を行っている会社です。

 

もし、母校の同窓会本部が、(株)サラトとデータ管理の契約をされている場合、住所録の準備は不要です。

 

 

また、(株)サラトが管理している卒業生データは、定期的に更新していますので、最新の住所へ発送できる可能性が高いことも、Ｒｅフレンズをご利用いただくメリットのひとつです。

 

もちろん、未契約の場合でも、住所録をお預かりして、案内を発送することができます。転居先不明だった方へも、同級生から情報を収集し、追加で案内を発送することも可能ですので、ご安心ください。

 

 

同窓会の案内を受け取った同級生のリアクションが楽しみですね♪

たくさんの出席連絡が返ってきますようにサポートさせていただきます。

お気軽にお問合せ下さい。☆彡

 

株式会社サラト

同窓会幹事代行Ｒｅフレンズ係

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Reフレンズキャラクター　ともーる

 

 

 

 

 

 

暖冬の影響で、日中は比較的暖かいですが、朝晩はやはり寒いですね。

手洗い・うがい・マスク（手に入りづらい状況ですが…）をして、風邪やインフルエンザ、そして話題のコロナウイルスに罹らないように、気を付けましょう(>_<)

 

さて、先週のブログでは、「協力してくれる幹事さんを集めましょう」とお話しました。

これから、当日に向けて、何度も打ち合わせをされると思いますが、同窓会を開催することを決めたら、すぐにでもやっていただきたいことがあります。

 

それは、会場の予約です。

 

このブログでも、度々お伝えしていますが、ホテルなどの人気の会場は、１年前から予約を受け付けています。そして、早い時期に会場が予約で埋まることが少なくありません。

例えば、来年のお正月に同窓会したいな、という場合、もう予約が始まっているのです。

 

会場にもよりますが、約１～２週間の仮予約ができるところもあります。まずは、会場候補をピックアップして空き状況と仮予約ができるかを確認しましょう。

仮予約ができるのであれば、その間に幹事のみなさんで相談して会場を決定し、本予約をしましょう。時期が早いので、本予約後に、キャンセルする場合の条件も確認しておくと安心です。

 

希望の日時に予約ができなかった、となれば、会場探しに手間と時間がかかります。また、駅から近い等、希望条件を妥協していかなければならない可能性が出てきます。

開催日時か決まれば、すぐに会場の予約に進みましょう。

 

Ｒｅフレンズのおまかせパックでは、会場手配も幹事様のご希望をお伺いしながら、スタッフが行います。お気軽にお問い合わせください(^^♪

 

 

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