2月もあと残りわずかです。少し暖かくなってきたかと思えば、寒波がきたり・・・

春が待ち遠しい季節ですね(^^)

 

さて、前回同窓会の告知に案内状発送のお話をしましたが、案内状を発送したけど、返信やリアクションがない・・・とお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

 

案内状を発送しても、送りっぱなしでは、なかなか参加人数は増えません。

「私のこと、覚えている人はいるかな？」、「仲の良かった子が来るかしら？」と迷っている人がいるからです。

 

ひとりでも多くの人に参加してもらうために、幹事のみなさんで協力して、お誘いのお声がけをすることが一番オススメです。

 

お誘いのお声がけは、久しぶりの再会の場に顔を出すきっかけとなりますし、勇気にもなります。

 

男性には男性の幹事さん、女性には女性の幹事さんがお誘いしましょう。特に電話でお声がけする場合など、ご家族も安心されるケースが多いからです。

 

また、お声がけに協力してもらえる人を各クラス2，3人お願いし、クラス毎にお声がけすれば、幹事様の負担も軽くなりますね。

 

SNSやホームページがある場合は、是非、参加者の名前や参加人数等の途中経過を掲載しましょう。

 

たくさんの同級生と楽しい時間を過ごせる会にしたいですね！

 

株式会社サラト

同窓会幹事代行Ｒｅフレンズ係

https://www.refriends.net/

 

 

 

 

Reフレンズキャラクター　ともーる

 

 

 

 

 

 

 

 

温かい日が続いていますね。

そろそろ花粉症に悩まされる時期になってきました。

ワセリンを鼻の入り口に塗っておくと、花粉が体内に入るのを軽減してくれるそうですよ＼(^o^)／

（関西の朝のテレビ番組で紹介されていました・・・！）

 

 

さて、今回も、前回からの続きです。

協力してくれる幹事を見つけて、会場が決まればいよいよ同級生への告知を行いましょう。

 

最近では、メールやライン、SNSの活用も増えていますね。

それでも、まだまだ封書やハガキでの案内が主流です。

 

 

卒業アルバムなどに卒業当時の住所録があります！

こちらを活用して、漏れの無いようにみんなに案内を送りましょう。

最新の住所がわかる人には、そちらの住所に送りましょう。

 

また、高校等では、学校に卒業生全体のデータを管理する同窓会組織がある場合があります。

母校に連絡して、最新の住所録を入手する方法がとても有効です。

 

 

住所録の準備、案内状印刷、宛名作成、発送…学年同窓会など、人数が多いと大変ですね。

その大変な作業、㈱サラトのＲｅフレンズに任せてみませんか？

 

 

(株)サラトは、日本全国の高校を中心にした同窓会本部と契約し、卒業生データの管理及び、同窓会支援を行っている会社です。

 

もし、母校の同窓会本部が、(株)サラトとデータ管理の契約をされている場合、住所録の準備は不要です。

 

 

また、(株)サラトが管理している卒業生データは、定期的に更新していますので、最新の住所へ発送できる可能性が高いことも、Ｒｅフレンズをご利用いただくメリットのひとつです。

 

もちろん、未契約の場合でも、住所録をお預かりして、案内を発送することができます。転居先不明だった方へも、同級生から情報を収集し、追加で案内を発送することも可能ですので、ご安心ください。

 

 

同窓会の案内を受け取った同級生のリアクションが楽しみですね♪

たくさんの出席連絡が返ってきますようにサポートさせていただきます。

お気軽にお問合せ下さい。☆彡

 

株式会社サラト

同窓会幹事代行Ｒｅフレンズ係

https://www.refriends.net/

 

 

 

Reフレンズキャラクター　ともーる

 

 

 

 

 

 

暖冬の影響で、日中は比較的暖かいですが、朝晩はやはり寒いですね。

手洗い・うがい・マスク（手に入りづらい状況ですが…）をして、風邪やインフルエンザ、そして話題のコロナウイルスに罹らないように、気を付けましょう(>_<)

 

さて、先週のブログでは、「協力してくれる幹事さんを集めましょう」とお話しました。

これから、当日に向けて、何度も打ち合わせをされると思いますが、同窓会を開催することを決めたら、すぐにでもやっていただきたいことがあります。

 

それは、会場の予約です。

 

このブログでも、度々お伝えしていますが、ホテルなどの人気の会場は、１年前から予約を受け付けています。そして、早い時期に会場が予約で埋まることが少なくありません。

例えば、来年のお正月に同窓会したいな、という場合、もう予約が始まっているのです。

 

会場にもよりますが、約１～２週間の仮予約ができるところもあります。まずは、会場候補をピックアップして空き状況と仮予約ができるかを確認しましょう。

仮予約ができるのであれば、その間に幹事のみなさんで相談して会場を決定し、本予約をしましょう。時期が早いので、本予約後に、キャンセルする場合の条件も確認しておくと安心です。

 

希望の日時に予約ができなかった、となれば、会場探しに手間と時間がかかります。また、駅から近い等、希望条件を妥協していかなければならない可能性が出てきます。

開催日時か決まれば、すぐに会場の予約に進みましょう。

 

Ｒｅフレンズのおまかせパックでは、会場手配も幹事様のご希望をお伺いしながら、スタッフが行います。お気軽にお問い合わせください(^^♪

 

 

株式会社サラト

同窓会幹事代行Ｒｅフレンズ係

https://www.refriends.net/

 

 

 

 

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

 

 

さて、今回は同窓会幹事マニュアル「④出欠管理」についてです。

 

同窓会の出欠確認の方法はいくつかあります。

 

・出欠はがき

・ＳＮＳ

・メール

・電話

・専用ホームページ

 

様々な方法で返ってくる出欠回答は、エクセル等のデータにまとめて、幹事内で情報を共有しましょう！

 

欠席の連絡があった方も管理しておきましょう！

 

また、案内が宛先不明で戻ってきた方は、住所録を更新し、転居先不明の方を把握しておくことも大切です！

 

住所がわからない方、宛先不明となった方については、ＳＮＳやホームページ等に掲載し、連絡先を知っている方から情報を集めます♪♪

 

そして、そこで集めた情報をもとに案内の追加発送や案内のお誘いをしてみましょう＼(^o^)／

 

 

更に参加者を増やすには・・・

案内状を送りっぱなしでは、なかなか人数は増えません・・・

 

 

SNSやホームページに、参加者の名前や参加人数等の途中経過を掲載しましょう☆

 

また、男性には男性幹事から、女性には女性幹事さんから、お誘いのお声がけをしてみてください( *´艸｀)♪♪

 

たくさんの同級生と楽しい時間を過ごせる会にしたいですね！

 

 

次回は「⑤名札・受付名簿作成」についてお話しします。

 

 

 

Ｒｅフレンズキャラクター「ともーる」

 

 

先日、大阪で買い物をしていたところ、突然「○○さん…？」と声をかけられました。

休日の大坂、多くの人がいる中、卒業以来の同級生にばったり会うなんて思いませんよね。

だから、一瞬戸惑いましたが、すぐ同級生の□□くんだと分かりました。

でも、□□くんは、私だと思いつつも確証が得られず、何度も何度も私のことを見て、必死で学生当時の記憶と照らし合わせたそうです(笑)

 

これ、同窓会でもよくあることです！男性ももちろん、女性は特に、学生時代とは見た目や雰囲気が変わります。

「○○さん！？キレイになったね～」など話題になる場合はいいのですが、「…（誰だっけ…確か○組の…）」と思いだすのに必死で時間が過ぎていっては、せっかくの歓談時間なのにもったいない。

 

こんな時に活躍するのが、「名札」です。

クラス・名前（卒業時姓）があれば、記憶もすぐによみがえり、スムーズに歓談を始めることが出来るでしょう。

参加者全員分の名札を作成するのは簡単ではありませんが、Ｒｅフレンズのおまかせパック・お気軽パックどちらのパックも名札が付いています。

もちろん、すぐに使える状態でお渡しますので、ぜひご利用ください(^^)/

 

 

 

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

 

こんにちは！

先日、成人式を迎えられた皆様、おめでとうございます！

㈱サラトがある姫路でも、14日に綺麗な振袖姿や袴姿の新成人の方々をたくさんお見かけしました。

新成人の皆様のこれからの人生が幸多き日々でありますよう、お祈りいたしております。

 

 

さて、同窓会に参加した際、「あの人誰だっけ〜！？」となった経験はございませんか？

 

久しぶりの同窓会、場合によっては10年以上もあっていなかった友人との再会なので、見覚えはあっても名前が出てこない…となってしまっても仕方ありませんね^^;

特に女性は髪型やメイクでガラッと雰囲気が変わるので、余計に思い出しにくいなんてこともあるかもしれません。(経験談です)

 

 

そんなあるあるを回避するためにも名札は用意しましょう！

名札には、卒業時のクラスや名前、学生時代の旧姓が書かれてあると安心ですね。

名札にも、洋服等に貼るタイプや安全ピンのタイプなど様々ありますが、せっかくオシャレしてきた服を傷つけてしまいかねないので、R eフレンズでは首から下げるタイプをおすすめしています。

また、飛び入り参加の方がいた時のために、予備の名札を用意しておくといいですね◎◎◎

 

R eフレンズのプランには、名札の作成も含まれています。ぜひご利用ください（＾◇＾）

 

 

 

 

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

 

 

新年あけましておめでとうございます。

お正月に帰省され、数年ぶりに同窓生と再会された方もいらっしゃるかと思います。

 

私もお正月に同窓会のお手伝いに行ってまいりました。

そこで「次の同窓会はいつにする？」「また同窓会したい」というお声を耳にしました。

 

５年毎やオリンピックの年等、定期的に開催すると、同窓生もそろそろ同窓会の時期かなと覚えていてくれます。

また、卒業後○○周年、還暦、○○歳記念等、記念同窓会は参加者が集まります。

 

同窓会を機会に旧交が続けば良いですよね(^^♪

 

 

サラトは同窓会をきっかけとして旧友との再会と友情の再開をお手伝いできればという

思いから「Ｒｅフレンズ」（リ　フレンズ）と名づけました。

２０１９年もよりよいサービスを提供し、皆様の再会をお手伝いできるよう努めてまいります。

 

本年もどうぞよろしくお願いいたします。

Ｒｅフレンズスタッフ一同

 

 

 

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

 

 

今年もあと1週間とちょっとで終わりですね。みなさん、やり残したことはないですか？

平成最後の年末ですよ(・∀・)

 

さて、年末年始に同窓会を開催される幹事さんは、準備も最終段階ですね！

大まかには、以下の４つが主な確認事項でしょうか。

 

・出欠の確認

会場に参加人数を伝える日に間に合うように、保留となっている人の様子を伺ってみましょう。

また、ＬＩＮＥやＳＮＳで「もうすぐ同窓会だよ！」という情報を発信してもいいですね。

（参加者の○○くんが来ない！→「日にちを間違えていた」なんてことも過去にありました(^-^;)

 

・収支の確認

参加人数や当日のイベントの経費等、最初の打ち合わせ時から状況が変わっています。

「いつのまにか経費が会費を上回ってる！」なんてことがないように、もう一度計算しましょう。

 

・会場との打ち合わせ

契約や会場セッティングに行き違いがあると大変です！

契約書の確認(契約書がある場合)、会場担当者との電話・メール確認等、今一度確認しましょう。

 

・当日の進行確認

イベントを設ける場合は、タイムスケジュールが重要です。

特にイベントがなく歓談のみの場合も、大まかな流れ（集合写真・乾杯の挨拶・歓談・〆の挨拶等）を決めて、司会者のみならず幹事内で共有しておきましょう。

 

上記の他にも、当日の内容によって確認事項は増えます。

思わぬ問題が発生しても、１週間ある今なら何とかなることが多いと思います。

当日「困った！どうしよう！」ということがないように、早めに確認・打ち合わせをして、準備万端で余裕を持って当日を迎えましょう(´▽｀*)

 

Ｒｅフレンズでは、「初めての同窓会なので、何を準備すれば良いか分からない」「司会進行を任されて、原稿作りに悩んでいる」といった場合でも、同窓会プランナーがアドバイスいたします♪お問い合わせ、お待ちしております(^^)

 

朝夕は空気が冷たく肌寒くなってきましたが、昼間はぽかぽかで温度差が大きい季節でもあります。体調を崩しやすい季節なので、体調の変化に十分注意しましょう。

 

さて、同窓会場でホテルを予約する時、必ず聞かれるのが食事スタイルです。

 

立食or着席？

ビュッフェor卓盛り？

 

立食の場合は、会場が広く使えるし移動がしやすく、たくさんの人と話ができますが、長時間立っているのは疲れますよね。壁際に椅子を並べたり、恩師の先生用に椅子を用意したりしましょう(^^;)

 

着席にする場合、自由席で仲の良い人と座りたいところですが、あらかじめクラス別に席を決めてしまうのもお勧めです。

クラス別にしておくと、一人で参加した人でも安心して話ができます。テーブル毎に回ってクラス写真も撮れます♪

『とりあえず最初はこのテーブルに座ってねー！』と言っておけば、受付が終わった人からすぐに座ってもらえるので、混雑せずスムーズに開会できます。

また、乾杯が終わって歓談の時間になりましたら、席を自由に変わってもOKとすれば、いろんな人と話がしやすくなって、より一層、盛り上がります！

 

ビュッフェスタイルは、料理専用のテーブルに様々な料理が並んでいて、各自好きなものお皿にとるスタイルです。卓盛りは、各テーブルに着席する人数分の料理を大皿等に盛って、座ったまま各自取り分けるスタイルです。

どちらのスタイルも良いのですが、着席・ビュッフェスタイルなら、料理を取りに移動する間に色んな人と話をする機会もあるし、席で落ち着いて話をすることもできるのでオススメです。

 

立食、着席どちらが良いかは、年齢や参加人数で決めましょう(^^)

 

 

 

 

Reフレンズキャラクター　ともーる