新年あけましておめでとうございます。
2020年は東京オリンピックが開催される記念すべき年ですね！
今年のお正月はいかがお過ごしでしたか？
私は、新年早々、同窓会のお手伝いに行ってまいりました。
会場内には在学当時に流行っていた曲がBGMとして流れ、 150名以上の方にお集まりいただき、盛会のうちに終了しました。
今回を機会に定期的に同窓会が開催され、旧交が続けば嬉しい限りです(^○^)
2020年もよりよいサービスの提供、そして、皆さまの再会のお手伝いをできるよう努めてまいります。
今年もどうぞよろしくお願い申し上げます。
Reフレンズスタッフ一同
株式会社サラト
同窓会幹事代行Ｒｅフレンズ係
https://www.refriends.net/
Ｒｅフレンズキャラクター ともーる
今年も残すところ、あと4日ですね。
皆さまにとって、令和元年はどのような年だったでしょうか。
新たな元号にふさわしく、よき・なごやかな年であったのであれば幸いです(^^)
さて、お正月に同窓会を開催される方も多いのではないでしょうか。
今月初めのブログでお伝えした準備のポイントを、今一度確認しておきましょう。
・出欠の確認
・収支の確認
・受付の準備
・会場との打ち合わせ
・タイムスケジュールの確認
・恩師への記念品の準備
・会費のおつりの準備 …等々
当日に向け、しっかりと最終確認・打ち合わせを行いましょう。
同窓会が、楽しいひとときになりますよう祈念しております。
～お知らせ～
令和元年12月28日～令和2年1月5日は休業いたします。
今年も多くの皆さまに、サラトのＲｅフレンズをご利用いただき、
誠にありがとうございました。
来年も多くの皆さまとご縁がありますことを楽しみにしております。
それでは、皆さま、良い年をお迎えくださいませ(^^).+＊°
株式会社サラト
同窓会幹事代行Ｒｅフレンズ係 スタッフ一同
https://www.refriends.net/
Ｒｅフレンズキャラクター ともーる
前回のブログで、開会時の幹事挨拶のポイントについてお話しさせていただきましたが、
今回は、閉会時のポイントをご紹介いたします。
閉会の挨拶は、盛り上がっている最中だとなかなか参加者の耳に届かず、話し始めにくいことがあります。
場の雰囲気を見ながら、少し余裕を持って始めましょう。
①参加者・幹事メンバーへのお礼
初めに、参加者全員が協力してくれたおかげで楽しい会になった事へのお礼を伝えましょう。
また、同窓会が開催できたのは、幹事メンバーあっての事。全員で拍手を送りましょう。
②次回開催の告知
「次回は２０□□年に開催する予定です！」など告知をして、次回も参加してもらえるようお声がけをしましょう。
③２次会への誘導
２次会は欠席を予定していたけど、もっと喋りたい！と思っている方もいらっしゃいます。
人数が増えても大丈夫な場合は、
「飛び入り参加も大歓迎ですので、ふるってご参加ください。」とお声がけしましょう。
④退場の誘導
送迎バスがある場合は、出発時刻と場所をアナウンスしましょう。
また、駐車券のサービスがある場合は、どこでもらうことができるのか、伝えましょう。
⑤最後に、もう一度、参加者への感謝のことばで締めくくりましょう。
閉会の挨拶は、開会の挨拶よりも、短いケースが一般的です。
また、一本締めや一丁締めをすれば、一言二言の簡単な挨拶でも全員の気持ちがまとまって、最後がビシッと締まります！
同窓会を最後まで楽しみましょう(^^)
Ｒｅフレンズキャラクター ともーる
最近、寒暖差が激しいですね。
周りで風邪をひいている人を見かけるなーっと思っていたら、私も風邪をひいてしまいました。
皆様もくれぐれもお気を付けください<(_ _)>
さて、同窓会当日、幹事様が初めに行う大事な仕事が受付です。
主に、会費の集金・出欠の確認・名札や式次第等の配布を行います。
受付用の名簿を作るなど、事前の準備が大切なのはもちろんですが、
もうひとつ、受付作業をスムーズに進めるポイントがあります。
それは、「誘導」です。
余裕をもって受付を開始しても、参加者が集中する時間帯があったり、久しぶりの再会に、ついお喋りに夢中になって、受付の前のスペースが大渋滞してしまったり、などということが少なくありません。
そのようなことを避けるために、幹事の中で「誘導係」を決めておきましょう(^^)
また、受付方法を分かりやすく掲示しておくと、スムーズに受付を行うことができます。
例えば…
・「①受付はこちら」「②会費を払って、名札を受け取ってね」「③受付が終わった方は会場へ」
等の案内紙を貼り、順路を示す。
・会場からパーティションポール（ガイドポール）を借りて、受付前に並ぶ場所を明確にする。
矢印や番号付きの案内紙等で次に何をすれば良いか分かれば、参加者も動きやすくなります。
受付が混雑して時間がかかってしまい、開会時間が遅れてしまうと残念ですね。
大人数がスムーズに動くことが出来るよう工夫をして、サクッと受付を終わらせ、
楽しい会を始めましょう♪(^^)
Ｒｅフレンズの「おまかせパック」では、スタッフが受付を行います。開会後に遅れて到着する参加者へのフォローもスタッフにおまかせです(*^-^*)。是非、お問い合わせください♪
Ｒｅフレンズキャラクター ともーる
日一日と寒さがつのりますが、いかがお過ごしでしょうか。
体調を崩しやすい季節なので、体調の変化に十分注意しましょう。
さて、同窓会が近づくと出てくる悩みは「何を着ていけば良いの！？」です。
若作りしすぎず、地味すぎず、張り切りすぎず…でも素敵と思われたい！
そこで、会場別の服装についてご紹介したいと思います。
【ホテル・結婚式場等の場合】
年に1回行くか行かないかの慣れない場所で、更に服装のハードルは上がりますね(>_<)
結婚式のようなフォーマルな装いは必要ありませんが、スマートカジュアルな服装がおすすめです。
男性の場合はスーツで出席される方が多いです。ジーンズ以外のパンツにジャケットやプレザーなどもＯＫです。ネクタイは、堅苦しくならない色柄物や蝶ネクタイなどもいいですね！
女性の場合、ワンピースやブラウスにスカート又はパンツなど。靴は、パンプス、ミュール、ショートブーツなど綺麗なものでまとめましょう。
【レストランの場合】
ホテルよりもカジュアルな服装がおススメです。
スーツもカッチリしたものではなく、ジャケットを軽めにしたり、パンツをジーンズにしたり、少し気崩すくらいで大丈夫です。
ホテルのように荷物を預かってくれるか分からないので、斜めかけや肩掛けのできるカバンにして大きい荷物は避けましょう。
【居酒屋の場合】
普段着よりちょっとオシャレ着くらいがおススメです。
ただ、ホテルやレストランと違って、ずっと座っているので密着度が高いです。
温度調整できるように脱いだり羽織ったりできる服装が良いですね。
また、靴を脱ぐことを想定しておきましょう。
個人的には、ホテルなどで、着物で出席されている方は、一段と目を引いて、とても素敵です。「素敵に年齢を重ねているな～」と惚れ惚れしてしまいます(^^)v
ホテルや結婚式場での開催の場合は、色無地（紋なしの物）などに挑戦してみるのもいいのではないでしょうか。
せっかくの同窓会、素敵に歳を重ねたと思ってもらえるようなコーディネートで楽しんでください♪
Ｒｅフレンズキャラクター ともーる
台風の影響か天気が優れない日が多い一週間でしたね。
被災地の被害がこれ以上大きくならないことを祈るばかりです。
さて、同窓会を開催する時にかかる費用はどれくらいかご存知でしょうか？
おおまかに言うと会場費と案内状発送費の２つが大きな支出です。
会場費は、ホテルを使用した場合、一般的に食事代を含め、
一人7,000～10,000円ほどです。
仮に8,000円のプランで参加者80名だとすると、会場費は640,000円です。
案内状発送費は、案内状印刷代、出欠ハガキ印刷代、及び郵送費です。
学年全員（例えば400名）に送ろうとすると、郵送費だけでも、58,800円かかります。
＜郵送費例＞
・案内状発送時の切手代 33,600円（＠84円×400名）
・出欠返信用の官製ハガキ代 25,200円（＠63円×400名）
合計 58,800円
仮に、会費10,000円で参加者80名とすると、
800,000円（会費収入）－640,000円（会場費）－58,800円（郵送費）＝101,200円
ここから、案内状印刷代・返信ハガキ印刷代、恩師への花束、余興等を賄うことになります。
これがもし、参加者が70名だった場合は、
700,000円（会費収入）－560,000円（会場費）－58,800円（郵送費）＝81,200円
このように参加者が少なければ少ないほど、案内状や返信ハガキの印刷代・余興等に充てる
金額が減ってしまいます。最悪の場合、不足分は幹事様が負担することになりかねません。
そのため、出席者の人数の予測をたて、会費収入と必要経費のバランスを見ながら、
会費を決定することがとても大切です。
幹事様には、お金のことだけではなく、案内状・出欠ハガキ原稿の作成や発送作業、出欠
管理等の様々な仕事があります。
サラトの「おまかせパック」、「お気軽パック」で、その心配事を解決できるかもしれません！！
ぜひ、お気軽にご相談ください(*^^*)
Ｒｅフレンズキャラクター ともーる
先日、来年開催される同窓会の会場の下見に行ってきました！
会場選びのポイントは、以前にもお話しましたが、
当日、スムーズに進行するためにも、事前に会場内を見ておきましょう。
会場に下見したい旨を連絡すれば、見せてもらうことができます(^_^)
ただし、会場が使用中の場合は、下見が出来ないので、日にちに余裕をもって会場に連絡しましょう。
チェックポイントは、主に6つあります。
①最寄り駅からのアクセスの良さ
実際に最寄り駅から会場まで行ってみましょう。
距離がある場合は、シャトルバスの有無を確認しましょう。
②受付をどこでするのか。
会場の外に受付用のテーブルを用意してもらえるのか、何時から受付可能なのか確認しましょう。
③クロークや喫煙場所
もし、クロークがない場合は会場内に荷物台とハンガーラックを用意してもらいましょう。
喫煙ができるのか、できるのであれば、喫煙場所がどこかも確認しておきましょう。
④会場内のレイアウト
テーブルや椅子の数と配置、司会台やステージの位置を確認しましょう。また、ビュッフェ形式の場合は、お料理の並ぶテーブルの位置なども確認しましょう。
⑤集合写真の撮影場所
集合写真を会場内で撮影したい場合、ステージの上などで撮影できるか、確認しましょう。
会場によっては、撮影の前にテーブルを移動させる必要があるケースや、もしくは、会場内ではなく、写場（撮影専用の部屋）やロビーの階段で撮影をするケース等があります。タイムスケジュールと合わせて打ち合わせを行いましょう。
⑥音響・照明設備の確認
会場スタッフが操作してくれるのか確認しましょう。
実際に会場を見て、同窓会当日をイメージすることで、「こんなはずじゃなかった」となることを避けることができますね！是非ご参考ください。
Ｒｅフレンズキャラクター ともーる
このところ大雨に台風に、各地大きな被害が出ていますね。
このブログをご覧いただいている皆様の地域は、大丈夫でしょうか。
今後も十分にお気を付けください。
さて、同窓会の日も雨になる可能性はありますよね。
せっかくオシャレしてきたのに、始まる前に雨でビシャビシャは嫌ですね。
そんな不安要素も含め、同窓会の会場を決める際には、駅の近くや送迎バスがあるなど、
会場の立地・交通の便利さで選ぶことが重要です。
機会があれば、事前に会場に連絡をして、下見に行くのも良いでしょう。
また、同窓会は、出欠をとってみないと参加人数がわかりません。どのくらいの人数を収容可能な
会場を予約したらいいのか、困りますね。
そこで、Ｒｅフレンズでは、主に、ホテルの宴会場をお勧めしています。ホテルの宴会場は、
レストランや居酒屋にくらべ、大勢の人を収容できる広さがあります。出欠をとった結果、
会場に入りきらない！等の心配が少なく、とても便利です。
先月お盆が終わったばかりですが、来年のお盆に開催するなら、今がすでに予約のタイミングです。
ホテルの予約は、１年前から受け付けているところが多く、また、来年は、オリンピックイヤー
ということもあり、早い時期に予約が入ることが想定されます…(>_<;)
同窓会を考えられている場合は、ひとまず会場にお問い合わせされることをおススメします！
何から始めればいいか分からない場合も、Ｒｅフレンズでは丁寧にサポートいたします！
お気軽にお問い合わせください(^^)/
Ｒｅフレンズキャラクター ともーる
お盆も終わり、同窓会や帰省で懐かしいご友人と再会された方も多いのではないでしょうか(^^♪
さて、今回は、同窓会当日のタイムスケジュールの立て方のご紹介です。
同窓会のタイムスケジュールって？どのように計画したらいいの？？と思われる方も
いらっしゃるかと思います。
一般的なスケジュールをご紹介します。
☆13時から15時まで（２時間）の開催例
11:00 受付準備
12:00 受付
13:00 開会（開会のことば）
13:05 黙祷
13:10 代表幹事挨拶
13:15 恩師紹介（花束贈呈）
13:25 乾杯
（歓談）
14:45 校歌斉唱
14:50 発起人挨拶
15:00 閉会
開会の前に受付を行いますので、事前に受付準備、受付開始時間を会場に連絡しておきましょう。
恩師の紹介は、乾杯前に行いましょう。ただし、恩師からのご挨拶は、話好きの方もいらっしゃると思いますので、歓談の時間内に行うことをお勧めします。
集合写真の撮影をされる場合は、開会時がお勧めです。歓談中や閉会時ですと、話に夢中になって、並んでいただくのに時間がかかったり、トイレに行っていて写ってなかったりするケースがあるからです。
また、タイムスケジュールが決まったら会場に提出しておくと、乾杯の手配や校歌を流すタイミングなどスムーズに対応していただけます。
タイムスケジュールに合わせて式次第も用意しておけば、参加者にも喜ばれますね！
是非ご参考ください♪
Ｒｅフレンズキャラクター ともーる
さて、今回は同窓会マニュアル「⑦当日の受付」についてお話しいたします。
当日、受付では、主に会費の集金・名札や式次第などのお渡し・出欠の確認を行います。
受付時刻になると参加者がどんどんやってきます。
慌てずにスムーズに受付業務を行うために下記のポイントを押さえておきましょう。
★幹事で役割分担をしておきましょう。
・受付や会場への誘導を行う係
・会費受取り係
★受付の準備をしましょう。
・名札や式次第などの配布物をあらかじめ受付テーブルに並べる。
・おつりが必要な場合は、忘れずに用意する。
・飛び入り参加の方が来た時の為に、予備の白紙の名札を用意する。
★受付の流れを決めておきましょう。
受付をスムーズに行うために、下記の手順をおススメします♪
①誘導係が会場に到着した方を順番に受付に誘導する。
②名札や配布物を受付テーブルに並べておき、参加者に取ってもらう。
③会費受取り係が参加者に名札を見せてもらい、受付名簿の名前を確認して、会費を集金する。
④誘導係が会場へ誘導する。
会場付近では、懐かしい友人との再会で話が盛り上がり、なかなか受付が進まない場合があります。また、あれ！名前が思い出せない！ということもあるでしょう。あらかじめ役割を決め、受付の流れを決めておくことでスムーズに受付作業を行うことができます。お金の管理もあるので、慌てず落ち着いて行いましょう。
楽しみに迎えた同窓会当日、しっかり準備して、思いきり楽しみましょう(*’▽’)
Ｒｅフレンズキャラクター ともーる
