もう3月になりますね！

年度末に向けてお仕事が忙しくなるという方も多いのではないでしょうか？

忙しい時ほど体調を崩しやすくなりますので、栄養のあるものを食べて、しっかり休養をとり、忙しいこの時期を乗り切りましょう！

 

さて、案内状の発送と同級生へのお声掛けをしたら、今度は出欠管理をしましょう。

 

出欠はがきやＳＮＳ、ホームページなど様々な方法で返ってくる出欠回答を、エクセルなどのデータにまとめて、幹事内で情報共有しましょう。

集まった情報を幹事内で共有することで、返事のない方への確認連絡や参加の呼びかけをスムーズに行うことができます。

その際、出欠回答をいただいていない方のチェックのために、欠席の連絡があった方も管理をしておくようにしましょう。

 

また、案内が宛先不明で戻ってきた方は、住所録を更新し、転居先不明の方を把握しておくことも大切です！

住所がわからない方、宛先不明となった方については、ＳＮＳやホームページ等に掲載し、連絡先を知っている方から情報を集めましょう。

すぐに本人が見つからなくても、何人かの同級生をあたっているうちに、本人にたどり着くことがあります。

連絡先がわかった方には、案内状を発送して、出欠の返事をもらいましょう。

 

案内状を発送してから同窓会開催までの数か月間、たくさん返ってくる出欠回答を管理することは、大変ですよね。

Ｒｅフレンズでは、煩雑な出欠管理もサポートします。

是非、お気軽にお問い合わせください。

 

株式会社サラト

同窓会幹事代行Ｒｅフレンズ係

https://www.refriends.net/

 

 

 

 

Ｒｅフレンズキャラクター　もとーる

 

 

さて、今回は同窓会幹事マニュアル「④出欠管理」についてです。

 

同窓会の出欠確認の方法はいくつかあります。

 

・出欠はがき

・ＳＮＳ

・メール

・電話

・専用ホームページ

 

様々な方法で返ってくる出欠回答は、エクセル等のデータにまとめて、幹事内で情報を共有しましょう！

 

欠席の連絡があった方も管理しておきましょう！

 

また、案内が宛先不明で戻ってきた方は、住所録を更新し、転居先不明の方を把握しておくことも大切です！

 

住所がわからない方、宛先不明となった方については、ＳＮＳやホームページ等に掲載し、連絡先を知っている方から情報を集めます♪♪

 

そして、そこで集めた情報をもとに案内の追加発送や案内のお誘いをしてみましょう＼(^o^)／

 

 

更に参加者を増やすには・・・

案内状を送りっぱなしでは、なかなか人数は増えません・・・

 

 

SNSやホームページに、参加者の名前や参加人数等の途中経過を掲載しましょう☆

 

また、男性には男性幹事から、女性には女性幹事さんから、お誘いのお声がけをしてみてください( *´艸｀)♪♪

 

たくさんの同級生と楽しい時間を過ごせる会にしたいですね！

 

 

次回は「⑤名札・受付名簿作成」についてお話しします。

 

 

 

Ｒｅフレンズキャラクター「ともーる」

 

 

暖かい日が続き、やっと春が来たなあと感じられるようになってきましたね♪

 

さて、幹事のお仕事のひとつに出欠の集計作業があります。

会場への人数報告や名札の作成のためにも出欠確認は幹事の欠かせない仕事です。(^▽^)

 

出欠確認の方法はいくつかあります。

 

・出欠はがき

・ＳＮＳ

・電話　　等

 

集まった情報を幹事内で情報共有することで返事のない方への確認連絡や参加の呼びかけをスムーズに行うことができます。

 

また、参加しようか迷っている人も、誰が来るか知ることで、参加しやすくなりますのでホームページに参加予定者を掲載することもオススメしています♪♪

 

でも、ホームページは、個人で立ち上げることもできますが、定期的な更新等は、とても大変ですよね・・・

 

Ｒｅフレンズでは、おまかせパック・お気軽パックどちらのパックでも出欠管理、

そしてパスワード付きのホームページの開設・更新を代行します！

パスワードが設定されているホームページは、安心ですよね。

 

是非、Ｒｅフレンズにお問い合わせください＼(^o^)／＼(^o^)／

 

 

 

 

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる