今回のお話は、同窓会幹事マニュアル「③案内状発送」についてです。

前回ブログでご紹介したとおり「日時・会場・会費の決定」を決定したら、いよいよ同級生への告知です(・∀・)ﾜｸﾜｸ

最近では、メールやライン、SNSの活用も増えていますね。

それでも、まだまだ封書やハガキでの案内が主流です。

卒業アルバムなどに卒業当時の住所録がありますね！こちらを活用して、漏れの無いようにみんなに案内を送りましょう。最新の住所がわかる人には、そちらの住所に送りましょう。

また、高校等では、学校に卒業生全体のデータを管理する同窓会組織がある場合があります。

母校に連絡して、最新の住所録を入手する方法がとても有効です。

住所録のデータベース化、案内状作成、宛名作成、発送…

ひとつひとつの作業は簡単なものですが、学年同窓会など、人数が多いと大変ですね。

その大変な作業、㈱サラトのＲｅフレンズに任せてみませんか？

(株)サラトは、日本全国の高校を中心にした同窓会本部とご契約し、同窓会支援を行っている会社です。

もし、母校の同窓会本部が、弊社とご契約いただいている場合は、幹事様には住所録整備の手間がかかりません。

また、最新のご住所へお送り出来る可能性が高いことも、Ｒｅフレンズをご利用いただくメリットのひとつです。

もちろん、未契約の場合でも、住所録をお預かりしてデータベース化し案内状発送＋同級生から情報を収集し住所判明者への追加発送も可能ですので、ご安心ください。

同窓会の案内を受け取った同級生のリアクションが楽しみですね( *´艸｀)

たくさんの出席連絡が返ってきますように…☆彡

次は「④出欠管理」についてです(^^)/

Ｒｅフレンズキャラクター「ともーる」

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さて、前回に引き続き、同窓会幹事マニュアル「②日時・会場・会費の決定」についてお話いたします。

まずは、開催日を決めましょう。

人気の同窓会開催時期は、お盆やお正月、連休など地元への帰省時期です。

ただ、ご家庭によっては、帰省の時期に家を空けられないという方もいらっしゃるでしょう。最近は、普通の日曜日や連休の初日に開催する同窓会も増えてきています。幹事の皆さんでよく話し合って決めましょう。

また、人気の会場は、1年前から予約を受け付けている場合もありますので、希望の日を予約できないという事がないように、早めに決めましょう。

次に会場探しです。

同窓会会場としては、ホテル、レストラン、結婚式場、居酒屋などが挙げられます。

まだ参加人数が分からない段階で会場の予約をするため、予測人数で予約することになります。もしも、参加人数が予想以上に増えた場合、会場が小さかったら大変です！

そこで、Reフレンズでは、大きな会場があるという理由から、ホテルをオススメしています。

会場が決まったら、会費を決めましょう。

会場費（飲食代）、案内状作成・発送費等の経費は、参加者の会費収入で賄います。

参加者の目標人数を決定し、会費収入からの予算を計画することが大切です。

例えば、

会費を10,000円とし100名参加した場合、会費収入は、10,000円×100名＝1000,000円です。

そのうち、会場費（飲食費）として、ひとり8,000円のプランを利用した場合、

8,000円／人×100名＝800,000円。

会費収入から会場費を引いた残り、200,000円で、案内状印刷代・郵送費、出欠はがき代等を捻出する計算となります。

当日のドタキャンなどのリスクも考え、余裕をもって計画をたてましょう。

次週は③案内状発送についてお話します(^^♪

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

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前回、同窓会幹事マニュアルをご説明しました。

その中で、今回は「①幹事仲間募集」についてお話いたします。

ごく稀に数人で幹事をしようとされる方がいらっしゃいますが、同窓会の幹事は、ある程度の人数を集めることをおススメします。

前回お話しした通り、会場手配や案内状発送・出欠管理と、幹事さんのお仕事はたくさんあります！

しかも、案内状を発送しただけでは、なかなか参加人数が増えないのが実情です。

そのため、ひとりでも多く参加者を増やす為には、お誘いのお声掛けをしていただく必要があります。

幹事の人数が少ないと、大きな負担になってしまいます。(+_+)

そのため各クラスから２～３名、できれば男女それぞれ幹事さんをたてていただくことをおススメします。

出席のお声掛けをする際に、男性へは男性の幹事さんが、女性へは女性の幹事さんがお誘いした方がご家族も安心されるケースが多いからです。

また、同窓会幹事を募る際は、仲の良かった友人ばかりではなく、違う部活に所属していた人等、コミュニティが異なった方を幅広く集めると、より多くの参加者をスムーズに集めることができます。

交友関係の広い方や、当時人望があった方（生徒会長やキャプテンなど）を幹事に誘うのもおすすめです。

案内状に記載された幹事の名前を見て、「○○君、○○さんだ！懐かしいな～」と思う方も現れるのではないでしょうか。

同窓会は長期間にわたり、たくさんの準備があります。

幹事さん同士で協力し合い、同窓会を成功に導きましょう！

また、その達成感を分かち合うことにより、あらためてよい友だちになれると思います(^^)/

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

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６月に入り、梅雨が始まりますね(>_<)

気候が不安定になりますので、体調管理にお気をつけください。

さて、同窓会を開催したいけど、まず何をすればいいか分からないという方に

同窓会幹事マニュアルをご説明いたします。

①幹事仲間募集

当日までお仕事がたくさんあるので、お手伝いをしてくれるお友達を集めましょう。

②日時・会場・会費の決定

日時、会場、会費を決めましょう。

まずは、出席してくれる人数を予想します。

そして、案内状印刷代、切手代、会場費、飲食代、恩師への花束代などの必要経費を

計算し、出席者の会費収入で賄うことができるよう、会費を決定しましょう。

③案内状発送

同級生の住所を調べ、案内状を作成、印刷し、発送しましょう。

④出欠管理

出欠の返事をとりまとめましょう。

返信のない同級生には、電話やメール等で、直接誘ってみましょう。

⑤名札・受付名簿作成

卒業して○○年・・・顔と名前が一致しない方もいるかもしれません。

名札を用意しましょう。

受付の際に出欠確認・会費の集金チェックを行うため、受付名簿を作成しましょう。

⑥当日の打合せ

料理や会場内のレイアウト等、会場担当者と綿密に打ち合わせをしましょう。

司会者等の配役、タイムスケジュールを作成しましょう。

⑦当日の受付

参加者が到着したら、出席チェックと会費の徴収を行いましょう。

このように、幹事様のお仕事はたくさんあり、とても大変です・・・。

サラトの幹事代行Ｒｅフレンズでは案内状の発送から当日の受付に必要な名札と

受付名簿の作成までの煩雑はお仕事を代行します。

幹事のお仕事が不安な方や仕事で忙しい方、お気軽に相談ください♪

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

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先日、北海道でも気温が39度を記録し、各地で猛暑日が続いています・・・

今から熱中症対策を万全にし、これからの夏本番を乗り切りましょう(^O^)

さて、同窓会当日の余興について悩む幹事様も多いのではないでしょうか。

同窓会は、久しぶりに集まる仲間と話が弾むとあっという間に時間が過ぎて行きます。あまり凝った余興は、必要ないのかもしれません。

それでももし、何か余興をしたいとお考えの場合は、次のような短めの余興をオススメします！

• 当時の思い出クイズ

「食堂の定番メニューといえば？」

「体育の名物先生といえば？」

「流行っていたドラマの名前は？」

などなど在学当時にまつわる問題を出すと盛り上がります♪

• 遠方からの参加者に一言インタビュー

卒業後、故郷を離れて暮らしている旧友に簡単に一言、近況などをお話ししてもらいましょう。懐かしい気持ちで、会場も盛り上がりますよ♪

• スライドショーの上映

こちらは、幹事様にそれなりの技術と手間はかかりますが、学生当時の写真を集めてスライドショーを上映すると喜んでいただけます。

ただ、プロジェクターやスクリーンが必要となりますので、会場にレンタルできるかどうかや料金などを確認する必要があります。

余裕をもって、準備を行いましょう。

ぜひご参考ください(^^)/

Reフレンズキャラクター　ともーる

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皆様、オリンピックのチケットの抽選申し込みはされましたか？

チケットの倍率は凄そうですが、私も生で選手の勇姿を観て、応援したいです(´▽｀*)

さて、「オリンピックの年に」と４年ごとに同窓会を開かれる方々もいらっしゃいます。

覚えやすくていいですね。

来年は、特に「東京開催記念」ということでオリンピックイヤー同窓会をお考えの方も多いかもしれませんね。

となると、難しくなるのが、会場の予約です。

人気や条件の良いホテルなどは、通常でも、1年前には押さえておきたいところです。

お盆・お正月・連休など同窓会開催に人気の時期で希望の日時は難しいかもしれませんが、来年の東京オリンピック前後・お盆・連休をご希望なら、さっそく予約の空き状況や料金プランなどを、会場に問い合わせてみましょう。

開催希望日時・参加予想人数・１人あたりの料理代の予算などを、事前に考えておくと、スムーズに問い合わせが出来ますよ。

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

弊社のＲｅフレンズのおまかせパックでは、この会場探しから代行いたします。

是非お問い合わせください♪

※おまかせパックの対象エリアは、兵庫県近郊・関東一円です。

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GWも終わり、過ごしやすい季節になりました。

ただ、朝夕は、まだまだ肌寒い日がありますね。体調を崩さないよう、お気を付けください(>_<)

さてReフレンズでは、同窓会専用ホームページを開設するサービスがあります。

ホームページでは、参加予定者・転居先不明者・写真館・掲示板等のページを作成します。

【参加予定者】のページでは、

皆さんが一番気にされている「誰が出席するのか」を確認できます。

お名前を公表することで「あの子がいるならわたしも！」と参加してくれる方が増える効果があります！

【転居先不明者】のページでは、

ホームページを見た方が「あの子は開催を知らないみたいだから、教えてあげよう！」と同窓会の開催情報を広めるために、幹事に協力してくれるメリットがあります！

【写真館】のページでは、

在学時のクラス写真を掲載して、同窓会前に当時を思い出し、〇〇ちゃん、□□くん、懐かしいな、と同窓会当日が一層楽しみになるという効果があります。また、同窓会開催後に当日の写真を掲載して、どうしても参加できなかった人にも懐かしい友達の様子を共有してもらうこともできます。

【掲示板】のページでは、

近況報告の書き込みや、メッセージのやり取りで同窓会気分を盛り上げることができます。

ホームページの作成や更新は、全てサラトにおまかせなので、幹事さんはラクチンです♪

是非、Ｒｅフレンズのホームページを活用し、みんなで楽しめる同窓会を企画してみてはいかがでしょうか(^▽^)

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

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ついに新元号になりましたね！

何をしても「令和初の○○」となるので、なんだかおめでたい感じがします◎(^^)

これを機に「令和初の同窓会」を開いてみませんか？

さて、先週は受付をスムーズに行うポイントをお伝えしました。

出欠確認や名札・式次第等の配布、お金の管理と、することがたくさんあって幹事さんも大変ですよね。

その煩わしい受付業務、Ｒｅフレンズにお任せしてみませんか？

「おまかせパック」であれば、当日の受付業務と会費の徴収も弊社のスタッフが行います。

当日、到着が遅れてしまった方がいらっしゃった場合も、スタッフが受付にいますので、幹事様も会場内でゆっくりご歓談を楽しんでいただけます。

実際、先日お手伝いさせていただいた同窓会では、幹事様から「遅刻者がいましたが受付もお任せできたので同窓会の運営に集中できて助かりました。」とのお声をいただけました。

幹事様が同窓生の皆様に楽しんでもらいたいと思うのと同じように、私共も幹事様に久しぶりの再会をゆっくり楽しんでいただきたいと思っています。

もし、ご興味がありましたら、お気軽にお問い合わせくださいませ(*’▽’)

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

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いよいよ平成も最後となりましたね。

来たる令和、ＧＷに同窓会をされる方もいらっしゃるのではと思います。

同窓会当日には大事なお仕事として、会費徴収と出欠確認の受付業務があります。

受付時間になると参加者がどんどん来られます。

お金の管理もあるので、慌てず落ち着いて行いましょう。

＜受付をスムーズに行うポイント＞

・名札や式次第などの配布物がある場合は、あらかじめ受付テーブルに並べておきましょう。

各自に取ってもらうようにすると、幹事は会費の受付に集中できて、スムーズに受付業務を

進めることができます。

・会費におつりが必要な場合は、忘れずに用意しましょう。

・名札を用意している場合は、飛び入り参加の方が来た時の為に、白紙の名札を用意して

おきましょう。

・ホテル等、大きな会場の場合は、他にも宴会場があるケースがあります。迷わず、来ることが

できるよう誘導係を決めておきましょう。

そのほか、座席のくじ引きを用意して、会費受付後に、男女別に引いてもらう等の工夫をすると、ちょっとしたワクワク、どきどき感で、盛り上がりますよ♪

数十年ぶりの再会という方もいるのではないでしょうか。

幹事様を含め楽しい時間をお過ごしください♪

＊＊＊　お知らせ　＊＊＊

4月27日～5月6日は休業とさせていただきます。5月7日より通常営業となります。

どうぞよろしくお願い申し上げます。

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

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暖かい日が続き、やっと春が来たなあと感じられるようになってきましたね♪

さて、幹事のお仕事のひとつに出欠の集計作業があります。

会場への人数報告や名札の作成のためにも出欠確認は幹事の欠かせない仕事です。(^▽^)

出欠確認の方法はいくつかあります。

・出欠はがき

・ＳＮＳ

・電話　　等

集まった情報を幹事内で情報共有することで返事のない方への確認連絡や参加の呼びかけをスムーズに行うことができます。

また、参加しようか迷っている人も、誰が来るか知ることで、参加しやすくなりますのでホームページに参加予定者を掲載することもオススメしています♪♪

でも、ホームページは、個人で立ち上げることもできますが、定期的な更新等は、とても大変ですよね・・・

Ｒｅフレンズでは、おまかせパック・お気軽パックどちらのパックでも出欠管理、

そしてパスワード付きのホームページの開設・更新を代行します！

パスワードが設定されているホームページは、安心ですよね。

是非、Ｒｅフレンズにお問い合わせください＼(^o^)／＼(^o^)／

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

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