同窓会を開催することが決まったら、次は同級生への案内状発送ですね！今回は、どのような内容を案内文に記載したらいいのかについて説明いたします(^^)/

 

まず、案内文の内容としては、幹事挨拶、日時、会場、会費、返信の〆切を記載しましょう。日時は、開催時間のみでなく受付開始時間も記載しておくと、参加する方が分かりやすいです♪

返信の最終〆切日の決め方としては、少し早めの時期（同窓会当日より2週間～1ヶ月前程度）に設定すると、参加人数の把握や料理の注文数などを考える時間が作れます。

また、急な予定変更時の連絡方法として、幹事への連絡方法を案内文面に記載しておき、無断のドタキャンを防ぐようにしましょう。

 

【案内状例】

タイトル：〇〇県立サラト高等学校「第45回生同窓会」のお知らせ

幹事挨拶：

拝啓　仲秋の候、皆様には、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。この度、サラト高等学校第45回生同窓会を開催いたします。恩師の先生、旧友のみんなと楽しく集い、懐かしい話に花をさかせませんか。発起人一同、皆様のご参加を心よりお待ちしております。　　　　　　敬　具

発起人代表（幹事）サラト太郎（1組）

 

日時：平成〇〇年〇月〇〇日（日）

△△：△△～△△：△△（受付△△：△△～）

会場：□□□□□　□□の間（３Ｆ）

ＪＲ□□駅より徒歩□□分

〒〇〇-〇〇〇〇　〇〇市〇〇〇〇〇

TEL　〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇

会費：△△,△△△円

ご出欠：〇月〇〇日までにご返信ください。

（会場手配の都合がございますので、出来る限り早めにご返事ください。）

連絡先：発起人代表（幹事）サラト太郎

TEL　〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇　　E-mail　□□□@□□□□

 

Ｒｅフレンズでは、案内状の印刷や発送もすべて承ります。案内状の内容が決まっても、印刷や宛名の作成には時間と手間がかかるな～という忙しい幹事様、お気軽にご相談くださいませ(^^)/

 

 

 

 

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

 

 

 

 

同窓会を開催する時、幹事はお金の心配が尽きません。。。

同窓会の経費は、参加者の会費でまかなうことがほとんどですが、参加人数が足りず、不足分を幹事が自腹で・・・なんてリスクは避けたいですよね。

 

参加人数を増やす努力をすることはもちろんですが、もう一つ、同窓会開催の補助金を活用するという手段があります。

母校にある同窓会本部では、「はがきの切手代を補助します。」や、「お祝い金として〇万円お渡しします。」等を会則に定めているところがあります。

 

また、帰省による地域の活性化を目的として、同窓会開催時に補助金を出している市町村もあります。

それぞれ条件があり、ある同窓会本部では、同窓会開催の案内状と、全体写真を提出するだけであったり、市・町からの補助金では、『〇〇名以上参加で、その内、〇名は市外在住者である事』であったり、条件は様々ですが、一度、市や学校に問い合わせてみてはいかがでしょうか。

 

事前に申請しなければいけないことも多いので、同窓会の開催を決めたら、早めにお問合せされることをおススメします(^^♪

 

 

 

 

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる