さて、今回は同窓会幹事マニュアル「④出欠管理」についてです。

同窓会の出欠確認の方法はいくつかあります。

・出欠はがき

・ＳＮＳ

・メール

・電話

・専用ホームページ

様々な方法で返ってくる出欠回答は、エクセル等のデータにまとめて、幹事内で情報を共有しましょう！

欠席の連絡があった方も管理しておきましょう！

また、案内が宛先不明で戻ってきた方は、住所録を更新し、転居先不明の方を把握しておくことも大切です！

住所がわからない方、宛先不明となった方については、ＳＮＳやホームページ等に掲載し、連絡先を知っている方から情報を集めます♪♪

そして、そこで集めた情報をもとに案内の追加発送や案内のお誘いをしてみましょう＼(^o^)／

更に参加者を増やすには・・・

案内状を送りっぱなしでは、なかなか人数は増えません・・・

SNSやホームページに、参加者の名前や参加人数等の途中経過を掲載しましょう☆

また、男性には男性幹事から、女性には女性幹事さんから、お誘いのお声がけをしてみてください( *´艸｀)♪♪

たくさんの同級生と楽しい時間を過ごせる会にしたいですね！

次回は「⑤名札・受付名簿作成」についてお話しします。

Ｒｅフレンズキャラクター「ともーる」

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同窓会を開催することが決まったら、次は同級生への案内状発送ですね！今回は、どのような内容を案内文に記載したらいいのかについて説明いたします(^^)/

まず、案内文の内容としては、幹事挨拶、日時、会場、会費、返信の〆切を記載しましょう。日時は、開催時間のみでなく受付開始時間も記載しておくと、参加する方が分かりやすいです♪

返信の最終〆切日の決め方としては、少し早めの時期（同窓会当日より2週間～1ヶ月前程度）に設定すると、参加人数の把握や料理の注文数などを考える時間が作れます。

また、急な予定変更時の連絡方法として、幹事への連絡方法を案内文面に記載しておき、無断のドタキャンを防ぐようにしましょう。

【案内状例】

タイトル：〇〇県立サラト高等学校「第45回生同窓会」のお知らせ

幹事挨拶：

拝啓　仲秋の候、皆様には、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。この度、サラト高等学校第45回生同窓会を開催いたします。恩師の先生、旧友のみんなと楽しく集い、懐かしい話に花をさかせませんか。発起人一同、皆様のご参加を心よりお待ちしております。　　　　　　敬　具

発起人代表（幹事）サラト太郎（1組）

日時：平成〇〇年〇月〇〇日（日）

△△：△△～△△：△△（受付△△：△△～）

会場：□□□□□　□□の間（３Ｆ）

ＪＲ□□駅より徒歩□□分

〒〇〇-〇〇〇〇　〇〇市〇〇〇〇〇

TEL　〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇

会費：△△,△△△円

ご出欠：〇月〇〇日までにご返信ください。

（会場手配の都合がございますので、出来る限り早めにご返事ください。）

連絡先：発起人代表（幹事）サラト太郎

TEL　〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇　　E-mail　□□□@□□□□

Ｒｅフレンズでは、案内状の印刷や発送もすべて承ります。案内状の内容が決まっても、印刷や宛名の作成には時間と手間がかかるな～という忙しい幹事様、お気軽にご相談くださいませ(^^)/

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

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いよいよ待ちに待ったお盆休みに入りますね♪

ご旅行に行かれる方、同窓会に参加される方、それぞれ楽しいご予定があるかと思います！

私はお盆休みの間に開催される同窓会のお手伝いに行く予定です(*^^*)

久しぶりの「再会」に、たくさんの「笑顔」があふれる会場。

お手伝いに行くたび、

やっぱり同窓会はいいものだなあ(^^)

と感じます！

この夏、高校野球を見ながら青春時代を思い出し、

「あの子は元気かな～、久しぶりに会いたいな～、そうだ！同窓会をしよう！」

と思った方、ぜひ、お問い合わせください＼(^o^)／

まだまだ暑い日が続きますが、楽しいお盆休みをお過ごしくださいませ♪♪

＊＊＊　お知らせ　＊＊＊

8月11日～8月19日は夏季休業とさせていただきます。

8月20日より営業いたします。

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

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日本サッカー、ワールドカップ決勝トーナメント出場決定おめでとうございます！

はらはら、どきどき。そして、やったー日本！！次回の試合が楽しみですね！！

学生時代も人生の中の数年間という短い時間ですが、同じ場所で、同じ時間をあっというまに

駆け抜けたという点においては、サッカーの試合に通じるところがあるような気がします。

同窓会の幹事になるきっかけは、様々あるかと思います。ひとつは、卒業する前に学校が

決めたクラス委員、学年委員だから。また、もうひとつは、友だちに頼まれて、というのが大半の

理由です。

でも、仕事や家事に忙しい時には、荷が重く感じることもありますよね。

同窓会はしたいけど、幹事は大変そう。そんな時は、是非、Ｒｅフレンズにご相談ください。

同窓会開催まで、案内状の発送、出欠管理などのお仕事から切手代などのお金の負担まで

幹事様に代わって行います。

また、Ｒｅフレンズでは、出欠ハガキにメッセージ欄を設けています。

寄せられる同窓生の声の中で一番多いのが幹事様への感謝のことばです。

「幹事さん、同窓会を企画してくれてありがとう。」

やはり、かつて同じ時間をすごした友人との再会を楽しみにしている人が多いということですね。

サラトのＲｅフレンズは、たくさんの感謝のことばを幹事様に届けることができるよう

心を込めて、サポートいたします♡

是非、同窓会を開催しましょう！

Ｒｅフレンズキャラクター

ともーる

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同窓会を開くために、日時、会場、会費を決めたら、案内状を発送しましょう！

メールやＬＩＮＥ、ＳＮＳなど便利なツールが増えてきていますが、人によって

利用していたり、していなかったりするので、やはり、案内状を郵送することが、まだまだ

一般的です。

案内状は、

・同窓会のお知らせの文章

・開催日時、会場

・会費

・幹事の名前

・返信期日

などを記載して作成します。

でも、

・印刷等、発送準備が大変…

・切手代を立て替えなきゃ…

・新たに住所がわかった人への追加発送が面倒…

等々、大変だなぁと感じられる幹事様もいらっしゃるかもしれません。

そんなときはご相談ください！

サラトのＲｅフレンズでは、案内状作成はもちろんのこと、切手代も立て替えます。

幹事様は、印刷前に案内状の内容を確認するだけ！とっても楽ちんです。

ぜひ、たくさんの級友に案内状を届けて、同窓会を盛り上げましょう＼(^O^)／

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

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同窓会の幹事になると、同窓会当日まで、さまざまな下準備がありますが、

中でも会場との打ち合わせは、大切ですね。

会場の予約は同窓会開催が決まってから一番初めの段階で取り掛かる必要があるため、概算人数で

予約することになります。

予想よりも多くの人が参加してくれることになった場合、広い会場に変更してもらえることもあり

ますが、他の予約で埋まってしまい会場の変更ができないということもあります。会場内の最大

収容人数はしっかりと把握しておきましょう。

当日会場に行くと、ホテル等の宴会場が複数あるようなところでは、他の同窓会が開催されている

ことがあります。

参加者が迷わないよう、同窓会名で確認できるよう案内板を出してもらいましょう。

他にも、余興をする場合、会場内の配置は確認しておきましょう。

「会場内の配置が想像と違う！」ということにならないよう会場の下見はしておいた

方がいいです。

映像の上映を考えているのなら、プロジェクターやスクリーン、音響システムに別途

料金が発生することがあるため要確認です！

会場は予約だけでなく、打ち合わせ下準備をしっかりとしておきましょう(^^♪

Reフレンズキャラクター　ともーる

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こんにちは。今週も一段と寒かったですね。みなさん、風邪・インフルエンザに気を付けて、

ご自愛くださいね。

さて、同窓会を開催する時にかかる費用って、どれくらいかご存知でしょうか。

おおまかに言うと以下の２つが大きな支出です。

①会場費

②案内状発送費

①の会場費は、ホテルを使用した場合、一般的に食事代を含め、一人7,000～10,000円ほどです。

仮に8,000円のプランで参加者80名だとすると、640,000円です。

②の案内状発送費は、案内状作成・郵送費・出欠返信用ハガキの郵送費です。

学年全員（例えば400名）に送ろうとすると、郵送費だけでも、57,600円です。

・郵送費　　　　　　　32,800円（＠82円×400名）

・出欠返信用のハガキ　24,800円（＠62円×400名）

会費10,000円、参加者80名と仮定すると…

会費収入800,000円－会場費640,000円－発送費57,600円＝102,400円

ここから、案内状作成費・恩師への花束・余興等を賄います。

会費と必要経費のバランスを見ながら、会費設定や経費節約の調整が必要ですね。

場合によっては、幹事の持ち出しなんてことも…

もちろん、お金のことだけではなく、作成・作業・管理の手間もありますよね。

もしかしたら、そのお金の心配と作業の手間、サラトのおまかせパック・お気軽パックで、

解決できるかもしれませんよ♪　ぜひ、ご相談ください。

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「よし、同窓会しよう！」そう決めてから同窓会の開催まで、どれくらいの期間が必要だと思いますか？

２か月・・・いや、３か月くらい？？

答えは、１年です。

何をそんなに早く？と疑問に思われる方もいらっしゃるでしょう。実は、一番早い時期にしなくてはならないのが、会場の予約です。

特に学年同窓会など、大人数になる可能性がある同窓会の場合、収容人数の多いホテル等が安心ですよね。

ホテルの多くは、１年前から予約を受け付けています。

お盆やお正月、連休など同窓会開催に人気の時期は、特に予約も込み合います。

まだ今年も始まったばかりですが、すでに来年のお正月は、希望の時間で会場を予約できない・・・ということもあるかもしれません。

Reフレンズでは、同窓会プランナーが、会場予約、案内状の発送、出欠管理、転居先が判った方へのフォローなど同窓会開催までのスケジュールをしっかり管理し、計画的に着々とお手伝いしますよ！

同窓会したいなーと思っている幹事様！ぜひ、Reフレンズの同窓会プランナーにご相談ください(^^)/

Ｒｅフレンズキャラクター『ともーる』

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