暖冬の影響で、日中は比較的暖かいですが、朝晩はやはり寒いですね。

手洗い・うがい・マスク（手に入りづらい状況ですが…）をして、風邪やインフルエンザ、そして話題のコロナウイルスに罹らないように、気を付けましょう(>_<)

さて、先週のブログでは、「協力してくれる幹事さんを集めましょう」とお話しました。

これから、当日に向けて、何度も打ち合わせをされると思いますが、同窓会を開催することを決めたら、すぐにでもやっていただきたいことがあります。

それは、会場の予約です。

このブログでも、度々お伝えしていますが、ホテルなどの人気の会場は、１年前から予約を受け付けています。そして、早い時期に会場が予約で埋まることが少なくありません。

例えば、来年のお正月に同窓会したいな、という場合、もう予約が始まっているのです。

会場にもよりますが、約１～２週間の仮予約ができるところもあります。まずは、会場候補をピックアップして空き状況と仮予約ができるかを確認しましょう。

仮予約ができるのであれば、その間に幹事のみなさんで相談して会場を決定し、本予約をしましょう。時期が早いので、本予約後に、キャンセルする場合の条件も確認しておくと安心です。

希望の日時に予約ができなかった、となれば、会場探しに手間と時間がかかります。また、駅から近い等、希望条件を妥協していかなければならない可能性が出てきます。

開催日時か決まれば、すぐに会場の予約に進みましょう。

Ｒｅフレンズのおまかせパックでは、会場手配も幹事様のご希望をお伺いしながら、スタッフが行います。お気軽にお問い合わせください(^^♪

株式会社サラト

同窓会幹事代行Ｒｅフレンズ係

https://www.refriends.net/

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

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前回のブログで、開会時の幹事挨拶のポイントについてお話しさせていただきましたが、

今回は、閉会時のポイントをご紹介いたします。

閉会の挨拶は、盛り上がっている最中だとなかなか参加者の耳に届かず、話し始めにくいことがあります。

場の雰囲気を見ながら、少し余裕を持って始めましょう。

①参加者・幹事メンバーへのお礼

初めに、参加者全員が協力してくれたおかげで楽しい会になった事へのお礼を伝えましょう。

また、同窓会が開催できたのは、幹事メンバーあっての事。全員で拍手を送りましょう。

②次回開催の告知

「次回は２０□□年に開催する予定です！」など告知をして、次回も参加してもらえるようお声がけをしましょう。

③２次会への誘導

２次会は欠席を予定していたけど、もっと喋りたい！と思っている方もいらっしゃいます。

人数が増えても大丈夫な場合は、

「飛び入り参加も大歓迎ですので、ふるってご参加ください。」とお声がけしましょう。

④退場の誘導

送迎バスがある場合は、出発時刻と場所をアナウンスしましょう。

また、駐車券のサービスがある場合は、どこでもらうことができるのか、伝えましょう。

⑤最後に、もう一度、参加者への感謝のことばで締めくくりましょう。

閉会の挨拶は、開会の挨拶よりも、短いケースが一般的です。

また、一本締めや一丁締めをすれば、一言二言の簡単な挨拶でも全員の気持ちがまとまって、最後がビシッと締まります！

同窓会を最後まで楽しみましょう(^^)

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

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日一日と寒さがつのりますが、いかがお過ごしでしょうか。

体調を崩しやすい季節なので、体調の変化に十分注意しましょう。

さて、同窓会が近づくと出てくる悩みは「何を着ていけば良いの！？」です。

若作りしすぎず、地味すぎず、張り切りすぎず…でも素敵と思われたい！

そこで、会場別の服装についてご紹介したいと思います。

【ホテル・結婚式場等の場合】

年に1回行くか行かないかの慣れない場所で、更に服装のハードルは上がりますね(>_<)

結婚式のようなフォーマルな装いは必要ありませんが、スマートカジュアルな服装がおすすめです。

男性の場合はスーツで出席される方が多いです。ジーンズ以外のパンツにジャケットやプレザーなどもＯＫです。ネクタイは、堅苦しくならない色柄物や蝶ネクタイなどもいいですね！

女性の場合、ワンピースやブラウスにスカート又はパンツなど。靴は、パンプス、ミュール、ショートブーツなど綺麗なものでまとめましょう。

【レストランの場合】

ホテルよりもカジュアルな服装がおススメです。

スーツもカッチリしたものではなく、ジャケットを軽めにしたり、パンツをジーンズにしたり、少し気崩すくらいで大丈夫です。

ホテルのように荷物を預かってくれるか分からないので、斜めかけや肩掛けのできるカバンにして大きい荷物は避けましょう。

【居酒屋の場合】

普段着よりちょっとオシャレ着くらいがおススメです。

ただ、ホテルやレストランと違って、ずっと座っているので密着度が高いです。

温度調整できるように脱いだり羽織ったりできる服装が良いですね。

また、靴を脱ぐことを想定しておきましょう。

個人的には、ホテルなどで、着物で出席されている方は、一段と目を引いて、とても素敵です。「素敵に年齢を重ねているな～」と惚れ惚れしてしまいます(^^)v

ホテルや結婚式場での開催の場合は、色無地（紋なしの物）などに挑戦してみるのもいいのではないでしょうか。

せっかくの同窓会、素敵に歳を重ねたと思ってもらえるようなコーディネートで楽しんでください♪

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

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同窓会といえば、旧友と親交を深めることはもちろんですが、おいしい食事も会話や場を盛り上げる楽しみの一つですね。

今回は、そんな食事スタイルについてお話します。

ホテルや結婚式場など大きな会場では、立食と着席、ビュッフェ形式か卓盛形式かを選ぶことができるケースが多くあります。

どんな食事スタイルにしたらよいのでしょうか？

立食の場合、会場内を移動しやすく、たくさんの人と話ができるというメリットがあります。

しかし、長時間の立ちっぱなしだと疲れてしまうので、椅子を壁際に並べたり、恩師の先生用に椅子を準備したりといった工夫をすると良いでしょう。

着席の場合は、落ち着いて話をすることができますが、遠くの席の人と話をする機会が少なくなりやすく、「あの人ともっと話したかったな」と思うようなことがあるかもしれません。

そこでおすすめなのが、「着席のビュッフェ形式」です。

会場内の料理コーナーから各自好きなものをお皿に取り、席で食事をするスタイルです。

料理を取りに会場内を移動する間に、いろんな人と話をする機会もありますし、席で落ち着いて食事や話をすることもできます。

受付後の「どの席にしようかな～」と迷われる方の混雑を避けるために、あらかじめクラス毎など席を決めておくといいでしょう。

乾杯の後は席を自由に変わってもＯＫとすれば、より多くの人と話ができ盛り上がることまちがいなしです！

どの食事スタイルにするかは、年齢や参加人数にもよりますが、是非、ご参考ください(^^)♪

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先日、来年開催される同窓会の会場の下見に行ってきました！

会場選びのポイントは、以前にもお話しましたが、

当日、スムーズに進行するためにも、事前に会場内を見ておきましょう。

会場に下見したい旨を連絡すれば、見せてもらうことができます(^_^)

ただし、会場が使用中の場合は、下見が出来ないので、日にちに余裕をもって会場に連絡しましょう。

チェックポイントは、主に6つあります。

①最寄り駅からのアクセスの良さ

実際に最寄り駅から会場まで行ってみましょう。

距離がある場合は、シャトルバスの有無を確認しましょう。

②受付をどこでするのか。

会場の外に受付用のテーブルを用意してもらえるのか、何時から受付可能なのか確認しましょう。

③クロークや喫煙場所

もし、クロークがない場合は会場内に荷物台とハンガーラックを用意してもらいましょう。

喫煙ができるのか、できるのであれば、喫煙場所がどこかも確認しておきましょう。

④会場内のレイアウト

テーブルや椅子の数と配置、司会台やステージの位置を確認しましょう。また、ビュッフェ形式の場合は、お料理の並ぶテーブルの位置なども確認しましょう。

⑤集合写真の撮影場所

集合写真を会場内で撮影したい場合、ステージの上などで撮影できるか、確認しましょう。

会場によっては、撮影の前にテーブルを移動させる必要があるケースや、もしくは、会場内ではなく、写場（撮影専用の部屋）やロビーの階段で撮影をするケース等があります。タイムスケジュールと合わせて打ち合わせを行いましょう。

⑥音響・照明設備の確認

会場スタッフが操作してくれるのか確認しましょう。

実際に会場を見て、同窓会当日をイメージすることで、「こんなはずじゃなかった」となることを避けることができますね！是非ご参考ください。

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

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皆様、オリンピックのチケットの抽選申し込みはされましたか？

チケットの倍率は凄そうですが、私も生で選手の勇姿を観て、応援したいです(´▽｀*)

さて、「オリンピックの年に」と４年ごとに同窓会を開かれる方々もいらっしゃいます。

覚えやすくていいですね。

来年は、特に「東京開催記念」ということでオリンピックイヤー同窓会をお考えの方も多いかもしれませんね。

となると、難しくなるのが、会場の予約です。

人気や条件の良いホテルなどは、通常でも、1年前には押さえておきたいところです。

お盆・お正月・連休など同窓会開催に人気の時期で希望の日時は難しいかもしれませんが、来年の東京オリンピック前後・お盆・連休をご希望なら、さっそく予約の空き状況や料金プランなどを、会場に問い合わせてみましょう。

開催希望日時・参加予想人数・１人あたりの料理代の予算などを、事前に考えておくと、スムーズに問い合わせが出来ますよ。

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

弊社のＲｅフレンズのおまかせパックでは、この会場探しから代行いたします。

是非お問い合わせください♪

※おまかせパックの対象エリアは、兵庫県近郊・関東一円です。

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来年2020年は、東京オリンピックが開催されます。

同窓会もオリンピックに合わせて４年に１度、開催しませんか？

オリンピックの年は同窓会の年！と言うと、みなさん覚えやすいですよね。

「同窓会をしよう！」そう決めてから同窓会の開催まで、どれくらいの期間が必要だと思いますか？

２か月・・・いや、３か月くらい？？

答えは、およそ１年です。

つまり、東京オリンピックに合わせて来年開催する場合は、今から準備に取り掛からなければいけません。

何をそんなに早く？と疑問に思われる方もいらっしゃるでしょう。

実は、一番早い時期にしなくてはならないのが、会場の予約です。

特に学年同窓会など、大人数になる可能性がある同窓会の場合、収容人数の多いホテルが安心ですよね。

ホテルの多くは、１年前から予約を受け付けています。

お盆やお正月、連休など同窓会開催に人気の時期は、特に予約も込み合います。

まだ今年も始まったばかりですが、すでに来年のお正月は、希望の時間で会場を予約できない・・・ということもあるかもしれません。

Ｒｅフレンズでは、同窓会プランナーが、同窓会開催までのスケジュールをしっかりサポートいたします。お気軽にご相談ください (^^)

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

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今年もあと1週間とちょっとで終わりですね。みなさん、やり残したことはないですか？

平成最後の年末ですよ(・∀・)

さて、年末年始に同窓会を開催される幹事さんは、準備も最終段階ですね！

大まかには、以下の４つが主な確認事項でしょうか。

・出欠の確認

会場に参加人数を伝える日に間に合うように、保留となっている人の様子を伺ってみましょう。

また、ＬＩＮＥやＳＮＳで「もうすぐ同窓会だよ！」という情報を発信してもいいですね。

（参加者の○○くんが来ない！→「日にちを間違えていた」なんてことも過去にありました(^-^;)

・収支の確認

参加人数や当日のイベントの経費等、最初の打ち合わせ時から状況が変わっています。

「いつのまにか経費が会費を上回ってる！」なんてことがないように、もう一度計算しましょう。

・会場との打ち合わせ

契約や会場セッティングに行き違いがあると大変です！

契約書の確認(契約書がある場合)、会場担当者との電話・メール確認等、今一度確認しましょう。

・当日の進行確認

イベントを設ける場合は、タイムスケジュールが重要です。

特にイベントがなく歓談のみの場合も、大まかな流れ（集合写真・乾杯の挨拶・歓談・〆の挨拶等）を決めて、司会者のみならず幹事内で共有しておきましょう。

上記の他にも、当日の内容によって確認事項は増えます。

思わぬ問題が発生しても、１週間ある今なら何とかなることが多いと思います。

当日「困った！どうしよう！」ということがないように、早めに確認・打ち合わせをして、準備万端で余裕を持って当日を迎えましょう(´▽｀*)

Ｒｅフレンズでは、「初めての同窓会なので、何を準備すれば良いか分からない」「司会進行を任されて、原稿作りに悩んでいる」といった場合でも、同窓会プランナーがアドバイスいたします♪お問い合わせ、お待ちしております(^^)

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11月も終わり師走がやってきます。平成も残りわずかとなり、次の元号が気になるところです・・・。

さて、お正月に同窓会を予定されている方、同窓会開催が近づいてきましたね(^O^)／

同窓会では、集合写真を撮るケースが多いのですが、いつのタイミングで撮影するのが良いのでしょうか？

２時間や３時間と決められた宴会の中、出来るだけ歓談の時間を設けたいですよね。スムーズに集合写真を撮影するために、サラトでは開会前に行うことをおすすめします。

歓談中や閉会前の場合、お酒で顔が赤くなってしまった方、女性ならメイクが気になる方がいるかもしれません。せっかく写真を撮るなら、一番きれいなタイミングで撮りたいですね(^^♪

喫煙やトイレで席を外している方、お話に夢中になっている方などがいらっしゃって集まるのに時間がかかることもよくあります。スムーズに全員に集まってもらうためには、会の初めがおすすめです。

会場がホテルや結婚式場では、写場（写真撮影専用の会場）を借りることができる場合があるので、会場と打ち合わせしましょう。

また、撮影した集合写真やスナップ写真はホームページやＳＮＳに掲載することで、出席できなかった方も楽しむことができ、さらに同窓会が盛り上がります。

サラトでは、写真のネット販売代行サービスも行っております。

同窓会当日に撮影したスナップ写真を、インターネット上にパスワード付きで展示するので、各自で注文が可能です。

受注からご自宅の発送まで行う一括代行サービスですので、幹事様のお手間を省けます♪

是非、お気軽にご相談ください。

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

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