こんにちは。同窓会の幹事になったはいいけど、

何をしたらいいか分からないという方は多くいらっしゃるかと思います。

 

・会場手配、打ち合わせ

・案内状の発送

・住所録の整備

・出欠管理

・当日の受付　　・・・・などなど

 

同窓会幹事になるとしなければならないことがたくさんあります。

とても手間だし、面倒と感じられるかもしれません。

 

個人情報の管理や案内状発送費の負担等、不安なことも多くありますよね。

 

住所録などの個人情報は、どのように管理したらいいの？

当日会費を集めるまでにかかる経費は、誰が立て替えるの？

当日急用ができドタキャンされた人の会費はどうしたらいいの？

もし、経費が不足したら、幹事が負担するの？

・・・・・。

 

幹事代行『Ｒｅフレンズ』では、幹事様の不安を解消し、

当日までの準備を、責任をもってお手伝いします。

幹事になっても安心、楽ちんです♪

 

 

 

『Reフレンズ』キャラクター　ともーる

 

 

「よし、同窓会しよう！」そう決めてから同窓会の開催まで、どれくらいの期間が必要だと思いますか？

２か月・・・いや、３か月くらい？？

 

答えは、１年です。

 

何をそんなに早く？と疑問に思われる方もいらっしゃるでしょう。実は、一番早い時期にしなくてはならないのが、会場の予約です。

特に学年同窓会など、大人数になる可能性がある同窓会の場合、収容人数の多いホテル等が安心ですよね。

ホテルの多くは、１年前から予約を受け付けています。

お盆やお正月、連休など同窓会開催に人気の時期は、特に予約も込み合います。

まだ今年も始まったばかりですが、すでに来年のお正月は、希望の時間で会場を予約できない・・・ということもあるかもしれません。

 

 

Reフレンズでは、同窓会プランナーが、会場予約、案内状の発送、出欠管理、転居先が判った方へのフォローなど同窓会開催までのスケジュールをしっかり管理し、計画的に着々とお手伝いしますよ！

 

同窓会したいなーと思っている幹事様！ぜひ、Reフレンズの同窓会プランナーにご相談ください(^^)/

 

 

 

Ｒｅフレンズキャラクター『ともーる』

 

新年あけましておめでとうございます。

皆さま、今年のお正月、いかがお過ごしでしたでしょうか？

 

お正月は、久しぶりの友だちの近況を知る機会でもありますね！

「今年は、是非会いたいね！」こんな挨拶もあったのではないでしょうか。

 

新年早々、虎姫高校第28回生同窓会のお手伝いに行ってまいりました。

滋賀県なのですが、当日はあいにくの雪景色というより吹雪でした。

それにも関わらず皆様お集まりいただき、盛会のうちに終了しました。

2次会も盛り上がり、3次会まであったそうです。

また、旧交が温まり寒さも吹き飛んだのではないかと思います。

 

 

学校を卒業してから、家庭や仕事を頑張る人、新たな勉学に励む人、

夢を追いかけている人、いろんな人生がありますが、

ひとりひとりを応援できる場所、それが同窓会だと思います。

 

そんな皆さまに2018年もよりよいサービスと再会の機会をご用意できるよう

努めてまいります。

 

今年もどうぞよろしくお願い申し上げます。

 

Ｒｅフレンズスタッフ一同

 

 

 

Ｒｅフレンズキャラクター『ともーる』

こんにちは。同窓会本部と弊社サラトが契約している学校は、「住所録が不要！」と

いうことは、前にお話しさせていただきましたね。

 

弊社の契約校ではない学校の同窓会のお手伝いの実績も、もちろんあります。

同窓会名簿等の住所録をお預かりして、住所登録からスタートです。

 

でも、前のブログで、サラトがプライバシーマーク取得業者ということは分かったけど、

「私がサラトに同窓会名簿を渡しても大丈夫なの？」というお声をお聞きすることがあ

ります。

同窓会開催という目的があり、そのために必要な範囲であれば、再度会員の同意を

得ることなくサラトに同窓会名簿を渡していただくことは問題ありません。

（参考：下記「個人情報保護委員会ＨＰ　よくある質問」、

個人情報保護法第22条、第23条第5項第1号）

はじめての幹事の場合、特に気を遣われる部分かと思いますが、心配には及びません。

同窓会開催に向けて、一歩を踏み出しましょう！

 

お気軽にお問い合わせください(^^)/

＜参考文章＞https://www.ppc.go.jp/personal/faq/kojin/#k2-1

Ｑ２－１

私は、同窓会の発起人です。同窓会の開催を代行サービス会社に委託する際に、代行サービス会社に同窓会名簿を渡す予定ですが、この代行サービス会社に同窓会名簿を渡すことに関して、個人情報保護法上、同窓会の会員の同意を得ることが必要となりますか。

Ａ２－１

同窓会の発起人が、個人情報データベース等を事業の用に供している場合には個人情報取扱事業者に該当することになります。

同窓会の発起人が、個人情報取扱事業者に該当する場合であっても、代行サービス会社に同窓会名簿を渡す行為が、同窓会の開催といった利用目的の達成に必要な範囲であれば、同窓会の会員の同意を得る義務はありません（法第23条第５項第１号）。ただし、委託者である同窓会の発起人は、委託先である代行サービス会社を監督する義務があります（法第22条）。

こんにちは。同窓会を開催する時、幹事はお金の心配が尽きません。

同窓会当日の料金は会費から賄えても、幹事会や景品等、雑費を幹事が自腹で・・・

なんて嫌ですよね。

 

実は、市や学校から同窓会の補助金がもらえる所があります。

条件や金額はそれぞれですが、10名以上の参加で1名×2,000円（上限5万円）など、

利用しない手はありません！

 

市・町からの補助金は、『〇〇名以上参加者の内、〇名は市外在住者である事』という条件が基本です。地元にＵターンしてもらう事が目的ですね。

 

市・町の条件は結構、ハードルが高かったりするのですが、学校は簡単にクリアできる条件が多いです。

同窓会開催の案内状と、全体写真を提出するだけ。という所もあります！

 

同窓会開催が決定した時点で、市や学校に問い合わせてみてはいかがでしょうか。

（※事前に申請しなければいけない所が多いので、ご注意ください。）