お盆も終わり、同窓会や帰省で懐かしいご友人と再会された方も多いのではないでしょうか(^^♪

 

さて、今回は、同窓会当日のタイムスケジュールの立て方のご紹介です。

同窓会のタイムスケジュールって？どのように計画したらいいの？？と思われる方も

いらっしゃるかと思います。

一般的なスケジュールをご紹介します。

 

☆13時から15時まで（２時間）の開催例

 

11:00　受付準備

12:00　受付

13:00　開会（開会のことば）

13:05　黙祷

13:10　代表幹事挨拶

13:15　恩師紹介（花束贈呈）

13:25　乾杯

（歓談）

14:45　校歌斉唱

14:50　発起人挨拶

15:00　閉会

 

開会の前に受付を行いますので、事前に受付準備、受付開始時間を会場に連絡しておきましょう。

恩師の紹介は、乾杯前に行いましょう。ただし、恩師からのご挨拶は、話好きの方もいらっしゃると思いますので、歓談の時間内に行うことをお勧めします。

集合写真の撮影をされる場合は、開会時がお勧めです。歓談中や閉会時ですと、話に夢中になって、並んでいただくのに時間がかかったり、トイレに行っていて写ってなかったりするケースがあるからです。

 

また、タイムスケジュールが決まったら会場に提出しておくと、乾杯の手配や校歌を流すタイミングなどスムーズに対応していただけます。

 

タイムスケジュールに合わせて式次第も用意しておけば、参加者にも喜ばれますね！

是非ご参考ください♪

 

 

 

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

 

 

高校野球も始まり、いよいよ夏本番！

暑い日々が続いていますが、同窓会当日に何を着たらいいか服装に悩む方は多いのではないでしょうか。

 

居酒屋などは、カジュアルな服装もいいのですが、ホテルや結婚式場で開催される場合は、スマートカジュアルな服装がおススメです♪

 

女性ならブラウスにスカート、ワンピース、パンツスタイルであればジャケットにアクセサリーをプラスして華やかさを演出してみてはいかがでしょうか。

 

男性でしたら、ジャケット着用のスタイルが基本です。ラフになりがちなデニムでも、ジャケットを合わせるとスマートカジュアルな服装になります。堅苦しくならない蝶ネクタイや柄物のネクタイを合わせてみてはいかがでしょうか。

 

 

久しぶりの友だちとの再会の機会です。身だしなみにも気をつけたいですね！

思い出を残すためのカメラや携帯電話の充電をお忘れなく！！！

同窓会を思いきり楽しんでください♪

 

 

＊＊＊＊＊　お知らせ　＊＊＊＊＊

弊社は、8月10日から8月18日まで夏季休業とさせていただきます。

8月19日より営業いたします。

どうぞよろしくお願い申し上げます。

 

 

 

 

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

 

さて、今回は同窓会マニュアル「⑦当日の受付」についてお話しいたします。

当日、受付では、主に会費の集金・名札や式次第などのお渡し・出欠の確認を行います。

 

受付時刻になると参加者がどんどんやってきます。

慌てずにスムーズに受付業務を行うために下記のポイントを押さえておきましょう。

 

★幹事で役割分担をしておきましょう。

・受付や会場への誘導を行う係

・会費受取り係

 

★受付の準備をしましょう。

・名札や式次第などの配布物をあらかじめ受付テーブルに並べる。

・おつりが必要な場合は、忘れずに用意する。

・飛び入り参加の方が来た時の為に、予備の白紙の名札を用意する。

 

★受付の流れを決めておきましょう。

受付をスムーズに行うために、下記の手順をおススメします♪

①誘導係が会場に到着した方を順番に受付に誘導する。

②名札や配布物を受付テーブルに並べておき、参加者に取ってもらう。

③会費受取り係が参加者に名札を見せてもらい、受付名簿の名前を確認して、会費を集金する。

④誘導係が会場へ誘導する。

 

会場付近では、懐かしい友人との再会で話が盛り上がり、なかなか受付が進まない場合があります。また、あれ！名前が思い出せない！ということもあるでしょう。あらかじめ役割を決め、受付の流れを決めておくことでスムーズに受付作業を行うことができます。お金の管理もあるので、慌てず落ち着いて行いましょう。

 

楽しみに迎えた同窓会当日、しっかり準備して、思いきり楽しみましょう(*’▽’)

 

 

 

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

 

さて、今回は同窓会幹事マニュアル「⑥当日の打ち合わせ」についてです。

同窓会の開催まで１か月ほどになったら、当日のための打ち合わせを行いましょう。

 

〈幹事様で決めること〉

①同窓会の内容とタイムスケジュールを決めましょう。

「開会の挨拶→乾杯→恩師紹介→歓談・余興→閉会の挨拶」が定番の流れになります。

余興は、参加者へのインタビューや校歌斉唱などが、懐かしさがいっそう増して盛り上がりますのでおススメです(^^♪

パソコンが得意な幹事様がいる場合は、学生当時の写真のスライドショー等もいいですね。ただし、プロジェクターやスクリーンのレンタル料がかかる場合があるので、あらかじめ会場に確認が必要です。

 

②タイムスケジュールを決めたら、司会進行役を決めましょう。

あらかじめ誰が司会進行役を務めるか決めておきましょう。どのように話すか原稿も用意しておくと安心です。司会進行役も同窓会を楽しむ為に、何名かで交代で司会進行役を務めることもおススメです。

また、同窓会では話が盛り上がりすぎて時間を押してしまう…ということがしばしばあります。司会進行役には、タイムキーパーの役割もあります。当日も、タイムスケジュールは、しっかり把握しておくことが大切です。

 

 

〈会場との打ち合わせ〉

①料理とドリンクを注文しましょう。

出欠の締め切り後にも、キャンセルや飛び入り参加が発生するケースも多くあります。何日前まで料理数の変更が可能か確認しましょう。

 

②席次を決めましょう。

クラスごとなのか、自由席なのか決めて、会場とテーブルの配置を打合せしましょう。恩師のみ席を決めて、他の参加者は自由、というのも、当日のキャンセルや飛び入り参加に対応しやすいのでおススメです。

 

③タイムスケジュールについて

タイムスケジュールを事前に会場へ連絡しておきましょう。会場が乾杯のドリンクや料理を出すタイミングを把握できていると会の流れがスムーズになります。

 

④余興について

集合写真を撮る場合は、いつ撮るかと撮る場所を確認しておきましょう。

また、校歌斉唱をする場合は、ＣＤ等を持ち込む旨、会場に伝えましょう。

スライドショーを上映する場合は、プロジェクターやスクリーンの費用も確認しましょう。

 

 

このように幹事様には、たくさんの準備がありますが、頑張った分喜びもひとしおです(*’▽’)

次回は「⑦当日の受付」についてお話します。

 

 

 

 

 

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

 

 

さて、今回は、同窓会マニュアル「⑤名札・受付名簿」についてです。

名札と受付名簿は同窓会当日に使用します。

 

まず、名札について・・・

 

みなさん、卒業当時とは違う、素敵な大人になられています。顔と名前が一致しない方もいらっしゃるかもしれません。

 

実際、参加者同士で名札を確認しあっている光景をお見受けすることがあります。

名札があれば名前を間違っていたら、と不安になることもありません。

 

少しでもスムーズに歓談できるよう、名札を用意しましょう。

 

名前には、学生時代の旧姓が書かれてあると安心です。

また、卒業時のクラスもあれば、思い出しやすいです(^O^)／

 

名札には安全ピンで留めるタイプや服に貼るタイプがありますが、せっかくの洋服を傷つけてしまうかもしれません。首から下げるタイプをおススメします。

 

飛び入り参加の方もいらっしゃるので、予備の名札も用意しておきましょう(^^

 

 

受付名簿について・・・

 

当日は受付時間になると参加者がどんどん来られます。

会費の集金漏れがないよう、出欠確認・集金チェックをするために受付名簿を用意しましょう。

 

受付時に焦ることのないよう、お名前のあいうえお順や男女別等、チェックしやすい形式で作成するといいですね。

 

また、名札と受付名簿に同じ番号を記載しておき、参加者には、まず名札を自分で手に取って、

受付で提示してもらう形をとると、番号で確認できるので、とてもスムーズに受付を進めることが

できます。

 

 

同窓会当日に困った！なんてことにならないよう、事前に準備しておきましょう♪

次回は「⑥当日の打合せ」についてのお話しです(^^)/

 

 

 

 

Reフレンズキャラクター　ともーる

 

 

さて、今回は同窓会幹事マニュアル「④出欠管理」についてです。

 

同窓会の出欠確認の方法はいくつかあります。

 

・出欠はがき

・ＳＮＳ

・メール

・電話

・専用ホームページ

 

様々な方法で返ってくる出欠回答は、エクセル等のデータにまとめて、幹事内で情報を共有しましょう！

 

欠席の連絡があった方も管理しておきましょう！

 

また、案内が宛先不明で戻ってきた方は、住所録を更新し、転居先不明の方を把握しておくことも大切です！

 

住所がわからない方、宛先不明となった方については、ＳＮＳやホームページ等に掲載し、連絡先を知っている方から情報を集めます♪♪

 

そして、そこで集めた情報をもとに案内の追加発送や案内のお誘いをしてみましょう＼(^o^)／

 

 

更に参加者を増やすには・・・

案内状を送りっぱなしでは、なかなか人数は増えません・・・

 

 

SNSやホームページに、参加者の名前や参加人数等の途中経過を掲載しましょう☆

 

また、男性には男性幹事から、女性には女性幹事さんから、お誘いのお声がけをしてみてください( *´艸｀)♪♪

 

たくさんの同級生と楽しい時間を過ごせる会にしたいですね！

 

 

次回は「⑤名札・受付名簿作成」についてお話しします。

 

 

 

Ｒｅフレンズキャラクター「ともーる」

 

 

今回のお話は、同窓会幹事マニュアル「③案内状発送」についてです。

 

前回ブログでご紹介したとおり「日時・会場・会費の決定」を決定したら、いよいよ同級生への告知です(・∀・)ﾜｸﾜｸ

最近では、メールやライン、SNSの活用も増えていますね。

それでも、まだまだ封書やハガキでの案内が主流です。

 

卒業アルバムなどに卒業当時の住所録がありますね！こちらを活用して、漏れの無いようにみんなに案内を送りましょう。最新の住所がわかる人には、そちらの住所に送りましょう。

 

また、高校等では、学校に卒業生全体のデータを管理する同窓会組織がある場合があります。

母校に連絡して、最新の住所録を入手する方法がとても有効です。

 

住所録のデータベース化、案内状作成、宛名作成、発送…

ひとつひとつの作業は簡単なものですが、学年同窓会など、人数が多いと大変ですね。

 

その大変な作業、㈱サラトのＲｅフレンズに任せてみませんか？

 

 

(株)サラトは、日本全国の高校を中心にした同窓会本部とご契約し、同窓会支援を行っている会社です。

もし、母校の同窓会本部が、弊社とご契約いただいている場合は、幹事様には住所録整備の手間がかかりません。

また、最新のご住所へお送り出来る可能性が高いことも、Ｒｅフレンズをご利用いただくメリットのひとつです。

 

 

もちろん、未契約の場合でも、住所録をお預かりしてデータベース化し案内状発送＋同級生から情報を収集し住所判明者への追加発送も可能ですので、ご安心ください。

 

同窓会の案内を受け取った同級生のリアクションが楽しみですね( *´艸｀)

たくさんの出席連絡が返ってきますように…☆彡

 

次は「④出欠管理」についてです(^^)/

 

 

 

Ｒｅフレンズキャラクター「ともーる」

 

 

 

さて、前回に引き続き、同窓会幹事マニュアル「②日時・会場・会費の決定」についてお話いたします。

 

まずは、開催日を決めましょう。

人気の同窓会開催時期は、お盆やお正月、連休など地元への帰省時期です。

ただ、ご家庭によっては、帰省の時期に家を空けられないという方もいらっしゃるでしょう。最近は、普通の日曜日や連休の初日に開催する同窓会も増えてきています。幹事の皆さんでよく話し合って決めましょう。

また、人気の会場は、1年前から予約を受け付けている場合もありますので、希望の日を予約できないという事がないように、早めに決めましょう。

 

次に会場探しです。

同窓会会場としては、ホテル、レストラン、結婚式場、居酒屋などが挙げられます。

まだ参加人数が分からない段階で会場の予約をするため、予測人数で予約することになります。もしも、参加人数が予想以上に増えた場合、会場が小さかったら大変です！

そこで、Reフレンズでは、大きな会場があるという理由から、ホテルをオススメしています。

 

会場が決まったら、会費を決めましょう。

会場費（飲食代）、案内状作成・発送費等の経費は、参加者の会費収入で賄います。

参加者の目標人数を決定し、会費収入からの予算を計画することが大切です。

 

例えば、

会費を10,000円とし100名参加した場合、会費収入は、10,000円×100名＝1000,000円です。

そのうち、会場費（飲食費）として、ひとり8,000円のプランを利用した場合、

8,000円／人×100名＝800,000円。

会費収入から会場費を引いた残り、200,000円で、案内状印刷代・郵送費、出欠はがき代等を捻出する計算となります。

 

当日のドタキャンなどのリスクも考え、余裕をもって計画をたてましょう。

 

 

次週は③案内状発送についてお話します(^^♪

 

 

 

 

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

 

 

 

 

 

前回、同窓会幹事マニュアルをご説明しました。

その中で、今回は「①幹事仲間募集」についてお話いたします。

 

ごく稀に数人で幹事をしようとされる方がいらっしゃいますが、同窓会の幹事は、ある程度の人数を集めることをおススメします。

 

前回お話しした通り、会場手配や案内状発送・出欠管理と、幹事さんのお仕事はたくさんあります！

しかも、案内状を発送しただけでは、なかなか参加人数が増えないのが実情です。

そのため、ひとりでも多く参加者を増やす為には、お誘いのお声掛けをしていただく必要があります。

 

幹事の人数が少ないと、大きな負担になってしまいます。(+_+)

 

そのため各クラスから２～３名、できれば男女それぞれ幹事さんをたてていただくことをおススメします。

出席のお声掛けをする際に、男性へは男性の幹事さんが、女性へは女性の幹事さんがお誘いした方がご家族も安心されるケースが多いからです。

 

また、同窓会幹事を募る際は、仲の良かった友人ばかりではなく、違う部活に所属していた人等、コミュニティが異なった方を幅広く集めると、より多くの参加者をスムーズに集めることができます。

 

交友関係の広い方や、当時人望があった方（生徒会長やキャプテンなど）を幹事に誘うのもおすすめです。

 

案内状に記載された幹事の名前を見て、「○○君、○○さんだ！懐かしいな～」と思う方も現れるのではないでしょうか。

 

同窓会は長期間にわたり、たくさんの準備があります。

幹事さん同士で協力し合い、同窓会を成功に導きましょう！

また、その達成感を分かち合うことにより、あらためてよい友だちになれると思います(^^)/

 

 

 

 

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

 

 

６月に入り、梅雨が始まりますね(>_<)

気候が不安定になりますので、体調管理にお気をつけください。

 

さて、同窓会を開催したいけど、まず何をすればいいか分からないという方に

同窓会幹事マニュアルをご説明いたします。

 

①幹事仲間募集

当日までお仕事がたくさんあるので、お手伝いをしてくれるお友達を集めましょう。

 

②日時・会場・会費の決定

日時、会場、会費を決めましょう。

まずは、出席してくれる人数を予想します。

そして、案内状印刷代、切手代、会場費、飲食代、恩師への花束代などの必要経費を

計算し、出席者の会費収入で賄うことができるよう、会費を決定しましょう。

 

③案内状発送

同級生の住所を調べ、案内状を作成、印刷し、発送しましょう。

 

④出欠管理

出欠の返事をとりまとめましょう。

返信のない同級生には、電話やメール等で、直接誘ってみましょう。

 

⑤名札・受付名簿作成

卒業して○○年・・・顔と名前が一致しない方もいるかもしれません。

名札を用意しましょう。

受付の際に出欠確認・会費の集金チェックを行うため、受付名簿を作成しましょう。

 

⑥当日の打合せ

料理や会場内のレイアウト等、会場担当者と綿密に打ち合わせをしましょう。

司会者等の配役、タイムスケジュールを作成しましょう。

 

⑦当日の受付

参加者が到着したら、出席チェックと会費の徴収を行いましょう。

 

 

このように、幹事様のお仕事はたくさんあり、とても大変です・・・。

サラトの幹事代行Ｒｅフレンズでは案内状の発送から当日の受付に必要な名札と

受付名簿の作成までの煩雑はお仕事を代行します。

 

幹事のお仕事が不安な方や仕事で忙しい方、お気軽に相談ください♪

 

 

 

 

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる