暖冬の影響で、日中は比較的暖かいですが、朝晩はやはり寒いですね。

手洗い・うがい・マスク（手に入りづらい状況ですが…）をして、風邪やインフルエンザ、そして話題のコロナウイルスに罹らないように、気を付けましょう(>_<)

さて、先週のブログでは、「協力してくれる幹事さんを集めましょう」とお話しました。

これから、当日に向けて、何度も打ち合わせをされると思いますが、同窓会を開催することを決めたら、すぐにでもやっていただきたいことがあります。

それは、会場の予約です。

このブログでも、度々お伝えしていますが、ホテルなどの人気の会場は、１年前から予約を受け付けています。そして、早い時期に会場が予約で埋まることが少なくありません。

例えば、来年のお正月に同窓会したいな、という場合、もう予約が始まっているのです。

会場にもよりますが、約１～２週間の仮予約ができるところもあります。まずは、会場候補をピックアップして空き状況と仮予約ができるかを確認しましょう。

仮予約ができるのであれば、その間に幹事のみなさんで相談して会場を決定し、本予約をしましょう。時期が早いので、本予約後に、キャンセルする場合の条件も確認しておくと安心です。

希望の日時に予約ができなかった、となれば、会場探しに手間と時間がかかります。また、駅から近い等、希望条件を妥協していかなければならない可能性が出てきます。

開催日時か決まれば、すぐに会場の予約に進みましょう。

Ｒｅフレンズのおまかせパックでは、会場手配も幹事様のご希望をお伺いしながら、スタッフが行います。お気軽にお問い合わせください(^^♪

株式会社サラト

同窓会幹事代行Ｒｅフレンズ係

https://www.refriends.net/

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

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先日、来年開催される同窓会の会場の下見に行ってきました！

会場選びのポイントは、以前にもお話しましたが、

当日、スムーズに進行するためにも、事前に会場内を見ておきましょう。

会場に下見したい旨を連絡すれば、見せてもらうことができます(^_^)

ただし、会場が使用中の場合は、下見が出来ないので、日にちに余裕をもって会場に連絡しましょう。

チェックポイントは、主に6つあります。

①最寄り駅からのアクセスの良さ

実際に最寄り駅から会場まで行ってみましょう。

距離がある場合は、シャトルバスの有無を確認しましょう。

②受付をどこでするのか。

会場の外に受付用のテーブルを用意してもらえるのか、何時から受付可能なのか確認しましょう。

③クロークや喫煙場所

もし、クロークがない場合は会場内に荷物台とハンガーラックを用意してもらいましょう。

喫煙ができるのか、できるのであれば、喫煙場所がどこかも確認しておきましょう。

④会場内のレイアウト

テーブルや椅子の数と配置、司会台やステージの位置を確認しましょう。また、ビュッフェ形式の場合は、お料理の並ぶテーブルの位置なども確認しましょう。

⑤集合写真の撮影場所

集合写真を会場内で撮影したい場合、ステージの上などで撮影できるか、確認しましょう。

会場によっては、撮影の前にテーブルを移動させる必要があるケースや、もしくは、会場内ではなく、写場（撮影専用の部屋）やロビーの階段で撮影をするケース等があります。タイムスケジュールと合わせて打ち合わせを行いましょう。

⑥音響・照明設備の確認

会場スタッフが操作してくれるのか確認しましょう。

実際に会場を見て、同窓会当日をイメージすることで、「こんなはずじゃなかった」となることを避けることができますね！是非ご参考ください。

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

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今週初めの9月1日に、㈱サラトは創立46周年を迎えることができました。

同窓の絆を大切にされる皆様のおかげです。心より感謝申し上げます。

これからも、皆様の再会を、心を込めてサポートいたします。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします(^ ^)

さて、同窓会は１度開催したら終わりではありません。

前回ブログでご紹介したとおり、５年毎や１０年毎など、節目節目に同窓会を開催される幹事様が

多くいらっしゃいます。

サラトでも、前回Reフレンズをご利用いただいてから４年後に

「同窓会開催のご計画はされていますか？」とお声掛けをしております。

ありがたい事に、毎回Reフレンズを利用してくださる同窓会様も沢山いらっしゃいます。

２回目以降もReフレンズを利用する場合、

「前回と同じ内容で」と、ひと声ご連絡いただくだけでプランニングが可能です。

また、前回の住所データやご案内状の原稿、写真などもお預かりしておりますので、準備が簡単です。

サラトの同窓会幹事代行Ｒｅフレンズのサポート内容は下記の通りです。

１．住所録の整備

２．案内状の発送・ホームページの開設

３．転居先不明者の情報収集

４．住所判明者・出欠未返信者への案内状発送

５．出欠管理

６．名札・受付名簿の作成

（※おまかせパックの場合は、会場手配と当日の受付代行も承ります。）

もちろん、同窓会幹事代行プランを利用するのは初めて！という幹事様も大歓迎です。

是非、ご相談、お見積りだけでもお気軽にご相談ください (^^)

Ｒeフレンズキャラクター　ともーる

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お盆も終わり、同窓会や帰省で懐かしいご友人と再会された方も多いのではないでしょうか(^^♪

さて、今回は、同窓会当日のタイムスケジュールの立て方のご紹介です。

同窓会のタイムスケジュールって？どのように計画したらいいの？？と思われる方も

いらっしゃるかと思います。

一般的なスケジュールをご紹介します。

☆13時から15時まで（２時間）の開催例

11:00　受付準備

12:00　受付

13:00　開会（開会のことば）

13:05　黙祷

13:10　代表幹事挨拶

13:15　恩師紹介（花束贈呈）

13:25　乾杯

（歓談）

14:45　校歌斉唱

14:50　発起人挨拶

15:00　閉会

開会の前に受付を行いますので、事前に受付準備、受付開始時間を会場に連絡しておきましょう。

恩師の紹介は、乾杯前に行いましょう。ただし、恩師からのご挨拶は、話好きの方もいらっしゃると思いますので、歓談の時間内に行うことをお勧めします。

集合写真の撮影をされる場合は、開会時がお勧めです。歓談中や閉会時ですと、話に夢中になって、並んでいただくのに時間がかかったり、トイレに行っていて写ってなかったりするケースがあるからです。

また、タイムスケジュールが決まったら会場に提出しておくと、乾杯の手配や校歌を流すタイミングなどスムーズに対応していただけます。

タイムスケジュールに合わせて式次第も用意しておけば、参加者にも喜ばれますね！

是非ご参考ください♪

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

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今回のお話は、同窓会幹事マニュアル「③案内状発送」についてです。

前回ブログでご紹介したとおり「日時・会場・会費の決定」を決定したら、いよいよ同級生への告知です(・∀・)ﾜｸﾜｸ

最近では、メールやライン、SNSの活用も増えていますね。

それでも、まだまだ封書やハガキでの案内が主流です。

卒業アルバムなどに卒業当時の住所録がありますね！こちらを活用して、漏れの無いようにみんなに案内を送りましょう。最新の住所がわかる人には、そちらの住所に送りましょう。

また、高校等では、学校に卒業生全体のデータを管理する同窓会組織がある場合があります。

母校に連絡して、最新の住所録を入手する方法がとても有効です。

住所録のデータベース化、案内状作成、宛名作成、発送…

ひとつひとつの作業は簡単なものですが、学年同窓会など、人数が多いと大変ですね。

その大変な作業、㈱サラトのＲｅフレンズに任せてみませんか？

(株)サラトは、日本全国の高校を中心にした同窓会本部とご契約し、同窓会支援を行っている会社です。

もし、母校の同窓会本部が、弊社とご契約いただいている場合は、幹事様には住所録整備の手間がかかりません。

また、最新のご住所へお送り出来る可能性が高いことも、Ｒｅフレンズをご利用いただくメリットのひとつです。

もちろん、未契約の場合でも、住所録をお預かりしてデータベース化し案内状発送＋同級生から情報を収集し住所判明者への追加発送も可能ですので、ご安心ください。

同窓会の案内を受け取った同級生のリアクションが楽しみですね( *´艸｀)

たくさんの出席連絡が返ってきますように…☆彡

次は「④出欠管理」についてです(^^)/

Ｒｅフレンズキャラクター「ともーる」

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さて、前回に引き続き、同窓会幹事マニュアル「②日時・会場・会費の決定」についてお話いたします。

まずは、開催日を決めましょう。

人気の同窓会開催時期は、お盆やお正月、連休など地元への帰省時期です。

ただ、ご家庭によっては、帰省の時期に家を空けられないという方もいらっしゃるでしょう。最近は、普通の日曜日や連休の初日に開催する同窓会も増えてきています。幹事の皆さんでよく話し合って決めましょう。

また、人気の会場は、1年前から予約を受け付けている場合もありますので、希望の日を予約できないという事がないように、早めに決めましょう。

次に会場探しです。

同窓会会場としては、ホテル、レストラン、結婚式場、居酒屋などが挙げられます。

まだ参加人数が分からない段階で会場の予約をするため、予測人数で予約することになります。もしも、参加人数が予想以上に増えた場合、会場が小さかったら大変です！

そこで、Reフレンズでは、大きな会場があるという理由から、ホテルをオススメしています。

会場が決まったら、会費を決めましょう。

会場費（飲食代）、案内状作成・発送費等の経費は、参加者の会費収入で賄います。

参加者の目標人数を決定し、会費収入からの予算を計画することが大切です。

例えば、

会費を10,000円とし100名参加した場合、会費収入は、10,000円×100名＝1000,000円です。

そのうち、会場費（飲食費）として、ひとり8,000円のプランを利用した場合、

8,000円／人×100名＝800,000円。

会費収入から会場費を引いた残り、200,000円で、案内状印刷代・郵送費、出欠はがき代等を捻出する計算となります。

当日のドタキャンなどのリスクも考え、余裕をもって計画をたてましょう。

次週は③案内状発送についてお話します(^^♪

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

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3月も下旬となり、各所で桜のつぼみが大きくなってきたのではないでしょうか。

私もこの時期は桜の開花状況を調べてワクワクしております(^^♪

さて、先日「同窓会って何人くらいの参加者が集まりますか？」

というお問い合わせをいただきました。

幹事としては、参加者を集めることができるかどうか不安な気持ちになりますよね(>_<)

参加者がどの位集まるかは、どれだけ同窓生にお声掛けをするかがポイントです。

でも、声掛けをするといっても、どのようにすればいいのでしょうか？

まず、各クラスでの目標人数を決めましょう♪

1学年に5クラスある場合、1クラス毎に10人集まれば50人の参加者となります。

1クラス毎に15人集まれば75人・・・と、各クラスの目標人数を決めておけば集めやすいのではないでしょうか。

そして、お声掛けに協力してもらえる人を各クラスに2、3人お願いしましょう。普段お仕事をされて、あまりお声掛けする時間がないという方も、みんなで協力することができれば、お声掛けがしやすくなります。

Ｒｅフレンズでは、皆様の同窓会が盛会となりますよう、サポートさせていただきます。

ぜひお気軽にご相談ください(^O^)

Ｒｅフレンズキャラクター「ともーる」

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2月に入り、少し暖かくなってきたかと思えば、寒波がきたり・・・

早く過ごしやすい季節になるといいですね(^^)

さて、同窓会をしたい、と考えたはいいけど何をしたらいいか分からないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

同窓会幹事は同窓会当日までのお仕事がたくさんあります。

・会場手配

・会費の設定

・案内状発送

・出欠管理

・当日の受付

・・・などなど手間と時間がかかります。

会費を設定する際は、会場での飲食費や案内状の印刷代や郵送費、などを考えて設定する必要があります。当日の急なキャンセルのリスクなども、幹事が負担することがないよう余裕をもって決定しなければなりません。

また、案内状を発送したり、出欠管理をする際に必要な住所録は、個人情報になりますので、管理も不安なことが多いですよね。

お仕事をしながら、幹事をされる方も多く、出欠管理や住所変更など細々とした

幹事の仕事はとても大変です。

サラトのＲｅフレンズでは、住所録の管理、案内状発送から同窓会当日までサポートさせていただきます。

初めての幹事で不安という方、一度幹事をして大変だったという方もお気軽にご相談ください♪

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

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今年もあと1週間とちょっとで終わりですね。みなさん、やり残したことはないですか？

平成最後の年末ですよ(・∀・)

さて、年末年始に同窓会を開催される幹事さんは、準備も最終段階ですね！

大まかには、以下の４つが主な確認事項でしょうか。

・出欠の確認

会場に参加人数を伝える日に間に合うように、保留となっている人の様子を伺ってみましょう。

また、ＬＩＮＥやＳＮＳで「もうすぐ同窓会だよ！」という情報を発信してもいいですね。

（参加者の○○くんが来ない！→「日にちを間違えていた」なんてことも過去にありました(^-^;)

・収支の確認

参加人数や当日のイベントの経費等、最初の打ち合わせ時から状況が変わっています。

「いつのまにか経費が会費を上回ってる！」なんてことがないように、もう一度計算しましょう。

・会場との打ち合わせ

契約や会場セッティングに行き違いがあると大変です！

契約書の確認(契約書がある場合)、会場担当者との電話・メール確認等、今一度確認しましょう。

・当日の進行確認

イベントを設ける場合は、タイムスケジュールが重要です。

特にイベントがなく歓談のみの場合も、大まかな流れ（集合写真・乾杯の挨拶・歓談・〆の挨拶等）を決めて、司会者のみならず幹事内で共有しておきましょう。

上記の他にも、当日の内容によって確認事項は増えます。

思わぬ問題が発生しても、１週間ある今なら何とかなることが多いと思います。

当日「困った！どうしよう！」ということがないように、早めに確認・打ち合わせをして、準備万端で余裕を持って当日を迎えましょう(´▽｀*)

Ｒｅフレンズでは、「初めての同窓会なので、何を準備すれば良いか分からない」「司会進行を任されて、原稿作りに悩んでいる」といった場合でも、同窓会プランナーがアドバイスいたします♪お問い合わせ、お待ちしております(^^)

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