先日、来年開催される同窓会の会場の下見に行ってきました！

会場選びのポイントは、以前にもお話しましたが、

当日、スムーズに進行するためにも、事前に会場内を見ておきましょう。

会場に下見したい旨を連絡すれば、見せてもらうことができます(^_^)

ただし、会場が使用中の場合は、下見が出来ないので、日にちに余裕をもって会場に連絡しましょう。

チェックポイントは、主に6つあります。

①最寄り駅からのアクセスの良さ

実際に最寄り駅から会場まで行ってみましょう。

距離がある場合は、シャトルバスの有無を確認しましょう。

②受付をどこでするのか。

会場の外に受付用のテーブルを用意してもらえるのか、何時から受付可能なのか確認しましょう。

③クロークや喫煙場所

もし、クロークがない場合は会場内に荷物台とハンガーラックを用意してもらいましょう。

喫煙ができるのか、できるのであれば、喫煙場所がどこかも確認しておきましょう。

④会場内のレイアウト

テーブルや椅子の数と配置、司会台やステージの位置を確認しましょう。また、ビュッフェ形式の場合は、お料理の並ぶテーブルの位置なども確認しましょう。

⑤集合写真の撮影場所

集合写真を会場内で撮影したい場合、ステージの上などで撮影できるか、確認しましょう。

会場によっては、撮影の前にテーブルを移動させる必要があるケースや、もしくは、会場内ではなく、写場（撮影専用の部屋）やロビーの階段で撮影をするケース等があります。タイムスケジュールと合わせて打ち合わせを行いましょう。

⑥音響・照明設備の確認

会場スタッフが操作してくれるのか確認しましょう。

実際に会場を見て、同窓会当日をイメージすることで、「こんなはずじゃなかった」となることを避けることができますね！是非ご参考ください。

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

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このところ大雨に台風に、各地大きな被害が出ていますね。

このブログをご覧いただいている皆様の地域は、大丈夫でしょうか。

今後も十分にお気を付けください。

さて、同窓会の日も雨になる可能性はありますよね。

せっかくオシャレしてきたのに、始まる前に雨でビシャビシャは嫌ですね。

そんな不安要素も含め、同窓会の会場を決める際には、駅の近くや送迎バスがあるなど、

会場の立地・交通の便利さで選ぶことが重要です。

機会があれば、事前に会場に連絡をして、下見に行くのも良いでしょう。

また、同窓会は、出欠をとってみないと参加人数がわかりません。どのくらいの人数を収容可能な

会場を予約したらいいのか、困りますね。

そこで、Ｒｅフレンズでは、主に、ホテルの宴会場をお勧めしています。ホテルの宴会場は、

レストランや居酒屋にくらべ、大勢の人を収容できる広さがあります。出欠をとった結果、

会場に入りきらない！等の心配が少なく、とても便利です。

先月お盆が終わったばかりですが、来年のお盆に開催するなら、今がすでに予約のタイミングです。

ホテルの予約は、１年前から受け付けているところが多く、また、来年は、オリンピックイヤー

ということもあり、早い時期に予約が入ることが想定されます…(>_<;)

同窓会を考えられている場合は、ひとまず会場にお問い合わせされることをおススメします！

何から始めればいいか分からない場合も、Ｒｅフレンズでは丁寧にサポートいたします！

お気軽にお問い合わせください(^^)/

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

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今週初めの9月1日に、㈱サラトは創立46周年を迎えることができました。

同窓の絆を大切にされる皆様のおかげです。心より感謝申し上げます。

これからも、皆様の再会を、心を込めてサポートいたします。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします(^ ^)

さて、同窓会は１度開催したら終わりではありません。

前回ブログでご紹介したとおり、５年毎や１０年毎など、節目節目に同窓会を開催される幹事様が

多くいらっしゃいます。

サラトでも、前回Reフレンズをご利用いただいてから４年後に

「同窓会開催のご計画はされていますか？」とお声掛けをしております。

ありがたい事に、毎回Reフレンズを利用してくださる同窓会様も沢山いらっしゃいます。

２回目以降もReフレンズを利用する場合、

「前回と同じ内容で」と、ひと声ご連絡いただくだけでプランニングが可能です。

また、前回の住所データやご案内状の原稿、写真などもお預かりしておりますので、準備が簡単です。

サラトの同窓会幹事代行Ｒｅフレンズのサポート内容は下記の通りです。

１．住所録の整備

２．案内状の発送・ホームページの開設

３．転居先不明者の情報収集

４．住所判明者・出欠未返信者への案内状発送

５．出欠管理

６．名札・受付名簿の作成

（※おまかせパックの場合は、会場手配と当日の受付代行も承ります。）

もちろん、同窓会幹事代行プランを利用するのは初めて！という幹事様も大歓迎です。

是非、ご相談、お見積りだけでもお気軽にご相談ください (^^)

Ｒeフレンズキャラクター　ともーる

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お盆を過ぎ、徐々に暑さもゆるんできました。もうすぐ秋ですね。

さて、同窓会を開催するタイミングっていつでしょう？

卒業後１０年、２０年等、○○周年のタイミングで開催される方が多くいらっしゃいます。

また、長寿のお祝いの年に重ねて開催されることもよくあります。

６０歳→還暦

７０歳→古希

７７歳→喜寿

８０歳→傘寿

８８歳→米寿

９０歳→卒寿

９９歳→白寿

１００歳→百寿・紀寿

このような卒業後○○周年、還暦、○○歳記念等、記念同窓会は参加者が多く集まりやすいです。

また、行事ごとに絡めて開催するパターンもあります。

今年であれば、元号が変わるというなかなかない年だったので、「令和最初の同窓会！」とスローガンを掲げる同窓会もありました。

節目の年に同窓生の皆さんでお祝いできるなんて素敵ですね(*’▽’)

２０２０年には東京でオリンピックが開催されるので、記念すべきオリンピックイヤーに同窓会を開催されてはいかがでしょうか。

サラトは皆様にご友人との再会を楽しんでいただけるよう、同窓会のお手伝いをさせていただいています。もし、ご興味がありましたら、お気軽にお問い合わせくださいませ(‘◇’)

Ｒｅフレンズキャラクター「ともーる」

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お盆も終わり、同窓会や帰省で懐かしいご友人と再会された方も多いのではないでしょうか(^^♪

さて、今回は、同窓会当日のタイムスケジュールの立て方のご紹介です。

同窓会のタイムスケジュールって？どのように計画したらいいの？？と思われる方も

いらっしゃるかと思います。

一般的なスケジュールをご紹介します。

☆13時から15時まで（２時間）の開催例

11:00　受付準備

12:00　受付

13:00　開会（開会のことば）

13:05　黙祷

13:10　代表幹事挨拶

13:15　恩師紹介（花束贈呈）

13:25　乾杯

（歓談）

14:45　校歌斉唱

14:50　発起人挨拶

15:00　閉会

開会の前に受付を行いますので、事前に受付準備、受付開始時間を会場に連絡しておきましょう。

恩師の紹介は、乾杯前に行いましょう。ただし、恩師からのご挨拶は、話好きの方もいらっしゃると思いますので、歓談の時間内に行うことをお勧めします。

集合写真の撮影をされる場合は、開会時がお勧めです。歓談中や閉会時ですと、話に夢中になって、並んでいただくのに時間がかかったり、トイレに行っていて写ってなかったりするケースがあるからです。

また、タイムスケジュールが決まったら会場に提出しておくと、乾杯の手配や校歌を流すタイミングなどスムーズに対応していただけます。

タイムスケジュールに合わせて式次第も用意しておけば、参加者にも喜ばれますね！

是非ご参考ください♪

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

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高校野球も始まり、いよいよ夏本番！

暑い日々が続いていますが、同窓会当日に何を着たらいいか服装に悩む方は多いのではないでしょうか。

居酒屋などは、カジュアルな服装もいいのですが、ホテルや結婚式場で開催される場合は、スマートカジュアルな服装がおススメです♪

女性ならブラウスにスカート、ワンピース、パンツスタイルであればジャケットにアクセサリーをプラスして華やかさを演出してみてはいかがでしょうか。

男性でしたら、ジャケット着用のスタイルが基本です。ラフになりがちなデニムでも、ジャケットを合わせるとスマートカジュアルな服装になります。堅苦しくならない蝶ネクタイや柄物のネクタイを合わせてみてはいかがでしょうか。

久しぶりの友だちとの再会の機会です。身だしなみにも気をつけたいですね！

思い出を残すためのカメラや携帯電話の充電をお忘れなく！！！

同窓会を思いきり楽しんでください♪

＊＊＊＊＊　お知らせ　＊＊＊＊＊

弊社は、8月10日から8月18日まで夏季休業とさせていただきます。

8月19日より営業いたします。

どうぞよろしくお願い申し上げます。

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

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さて、今回は同窓会マニュアル「⑦当日の受付」についてお話しいたします。

当日、受付では、主に会費の集金・名札や式次第などのお渡し・出欠の確認を行います。

受付時刻になると参加者がどんどんやってきます。

慌てずにスムーズに受付業務を行うために下記のポイントを押さえておきましょう。

★幹事で役割分担をしておきましょう。

・受付や会場への誘導を行う係

・会費受取り係

★受付の準備をしましょう。

・名札や式次第などの配布物をあらかじめ受付テーブルに並べる。

・おつりが必要な場合は、忘れずに用意する。

・飛び入り参加の方が来た時の為に、予備の白紙の名札を用意する。

★受付の流れを決めておきましょう。

受付をスムーズに行うために、下記の手順をおススメします♪

①誘導係が会場に到着した方を順番に受付に誘導する。

②名札や配布物を受付テーブルに並べておき、参加者に取ってもらう。

③会費受取り係が参加者に名札を見せてもらい、受付名簿の名前を確認して、会費を集金する。

④誘導係が会場へ誘導する。

会場付近では、懐かしい友人との再会で話が盛り上がり、なかなか受付が進まない場合があります。また、あれ！名前が思い出せない！ということもあるでしょう。あらかじめ役割を決め、受付の流れを決めておくことでスムーズに受付作業を行うことができます。お金の管理もあるので、慌てず落ち着いて行いましょう。

楽しみに迎えた同窓会当日、しっかり準備して、思いきり楽しみましょう(*’▽’)

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

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さて、今回は同窓会幹事マニュアル「④出欠管理」についてです。

同窓会の出欠確認の方法はいくつかあります。

・出欠はがき

・ＳＮＳ

・メール

・電話

・専用ホームページ

様々な方法で返ってくる出欠回答は、エクセル等のデータにまとめて、幹事内で情報を共有しましょう！

欠席の連絡があった方も管理しておきましょう！

また、案内が宛先不明で戻ってきた方は、住所録を更新し、転居先不明の方を把握しておくことも大切です！

住所がわからない方、宛先不明となった方については、ＳＮＳやホームページ等に掲載し、連絡先を知っている方から情報を集めます♪♪

そして、そこで集めた情報をもとに案内の追加発送や案内のお誘いをしてみましょう＼(^o^)／

更に参加者を増やすには・・・

案内状を送りっぱなしでは、なかなか人数は増えません・・・

SNSやホームページに、参加者の名前や参加人数等の途中経過を掲載しましょう☆

また、男性には男性幹事から、女性には女性幹事さんから、お誘いのお声がけをしてみてください( *´艸｀)♪♪

たくさんの同級生と楽しい時間を過ごせる会にしたいですね！

次回は「⑤名札・受付名簿作成」についてお話しします。

Ｒｅフレンズキャラクター「ともーる」

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今回のお話は、同窓会幹事マニュアル「③案内状発送」についてです。

前回ブログでご紹介したとおり「日時・会場・会費の決定」を決定したら、いよいよ同級生への告知です(・∀・)ﾜｸﾜｸ

最近では、メールやライン、SNSの活用も増えていますね。

それでも、まだまだ封書やハガキでの案内が主流です。

卒業アルバムなどに卒業当時の住所録がありますね！こちらを活用して、漏れの無いようにみんなに案内を送りましょう。最新の住所がわかる人には、そちらの住所に送りましょう。

また、高校等では、学校に卒業生全体のデータを管理する同窓会組織がある場合があります。

母校に連絡して、最新の住所録を入手する方法がとても有効です。

住所録のデータベース化、案内状作成、宛名作成、発送…

ひとつひとつの作業は簡単なものですが、学年同窓会など、人数が多いと大変ですね。

その大変な作業、㈱サラトのＲｅフレンズに任せてみませんか？

(株)サラトは、日本全国の高校を中心にした同窓会本部とご契約し、同窓会支援を行っている会社です。

もし、母校の同窓会本部が、弊社とご契約いただいている場合は、幹事様には住所録整備の手間がかかりません。

また、最新のご住所へお送り出来る可能性が高いことも、Ｒｅフレンズをご利用いただくメリットのひとつです。

もちろん、未契約の場合でも、住所録をお預かりしてデータベース化し案内状発送＋同級生から情報を収集し住所判明者への追加発送も可能ですので、ご安心ください。

同窓会の案内を受け取った同級生のリアクションが楽しみですね( *´艸｀)

たくさんの出席連絡が返ってきますように…☆彡

次は「④出欠管理」についてです(^^)/

Ｒｅフレンズキャラクター「ともーる」

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さて、前回に引き続き、同窓会幹事マニュアル「②日時・会場・会費の決定」についてお話いたします。

まずは、開催日を決めましょう。

人気の同窓会開催時期は、お盆やお正月、連休など地元への帰省時期です。

ただ、ご家庭によっては、帰省の時期に家を空けられないという方もいらっしゃるでしょう。最近は、普通の日曜日や連休の初日に開催する同窓会も増えてきています。幹事の皆さんでよく話し合って決めましょう。

また、人気の会場は、1年前から予約を受け付けている場合もありますので、希望の日を予約できないという事がないように、早めに決めましょう。

次に会場探しです。

同窓会会場としては、ホテル、レストラン、結婚式場、居酒屋などが挙げられます。

まだ参加人数が分からない段階で会場の予約をするため、予測人数で予約することになります。もしも、参加人数が予想以上に増えた場合、会場が小さかったら大変です！

そこで、Reフレンズでは、大きな会場があるという理由から、ホテルをオススメしています。

会場が決まったら、会費を決めましょう。

会場費（飲食代）、案内状作成・発送費等の経費は、参加者の会費収入で賄います。

参加者の目標人数を決定し、会費収入からの予算を計画することが大切です。

例えば、

会費を10,000円とし100名参加した場合、会費収入は、10,000円×100名＝1000,000円です。

そのうち、会場費（飲食費）として、ひとり8,000円のプランを利用した場合、

8,000円／人×100名＝800,000円。

会費収入から会場費を引いた残り、200,000円で、案内状印刷代・郵送費、出欠はがき代等を捻出する計算となります。

当日のドタキャンなどのリスクも考え、余裕をもって計画をたてましょう。

次週は③案内状発送についてお話します(^^♪

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

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