こんにちは。

同窓会を開催する時にかかる費用って、どれくらいかご存知でしょうか。

おおまかに言うと以下の２つが大きな支出です。

①会場費

②案内状印刷・発送費

①の会場費は、ホテルを使用した場合、一般的に食事代を含め、一人7,000～10,000円ほどです。

仮に8,000円のプランで参加者80名だとすると、640,000円です。

②の案内状印刷・発送費は、案内状の印刷代、封筒代、出欠ハガキの印刷代、案内状を発送する

際の郵送費、出欠返信用はがきの郵送費です。

学年全員（例えば400名）に送ろうとすると、郵送費だけでも、67,200円です。

・案内状を発送する郵送費　　　　33,600円（＠84円×400名）

・出欠返信用のハガキ　　　　　　33,600円（＠84円×400名）

会費10,000円、参加者80名と仮定すると…

会費収入800,000円－会場費640,000円－発送費67,200円＝92,800円

ここから、案内状印刷代、封筒代、出欠ハガキ印刷代、恩師への花束、余興費等を賄います。

会費と必要経費のバランスを見ながら、会費設定や経費節約の調整が必要ですね。

場合によっては、幹事の持ち出しなんてことも…

もちろん、お金のことだけではなく、原稿の作成やあて名書きなどの作業の手間もありますよね。

もしかしたら、そのお金の心配と作業の手間は、サラトの同窓会幹事代行「Ｒｅフレンズ」で、

解決できるかもしれませんよ♪　ぜひ、ご相談ください。

株式会社サラト

同窓会幹事代行Ｒｅフレンズ係

https://www.refriends.net/

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

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こんにちは！

早いもので新年を迎えて1ヶ月経ちましたね。

お正月に、「今年は久しぶりに会いたいね～！」という年賀状が届いた方も多いのではないでしょうか。

すでに同窓会開催を予定している場合、まずは協力してくれる幹事の仲間を集めましょう！

稀に数人で幹事をしようとされる方がいらっしゃいますが、同窓会の幹事は、ある程度の人数を集めることをおススメします。

幹事のお仕事としては、会場手配や案内状発送・出欠管理などがありますが、案内状を発送しただけでは、なかなか参加人数が増えないのが実情です。

ひとりでも多く参加者を増やす為には、お誘いのお声掛けをしていただく必要があります。

そのため、幹事の人数が少ないと、大きな負担になってしまいます。(+_+)

特に学年同窓会の場合には、各クラスから２～３名、できれば男女それぞれ幹事さんをたてていただくことをおススメしています。

出席のお声掛けをする際に、男性へは男性の幹事さんが、女性へは女性の幹事さんがお誘いした方がご家族も安心されるケースが多いからです。

また、同窓会幹事を募る際は、仲の良かった友人ばかりではなく、部活に所属していた人等、コミュニティが異なった方を幅広く集めると、より多くの参加者をスムーズに集めることができます。

交友関係の広い方や、当時人望があった方（生徒会長やキャプテンなど）を幹事に誘うのもおススメです。案内状に記載された幹事の名前を見て、「○○君、○○さんだ！懐かしいな～」と思う方も現れるのではないでしょうか。

同窓会は長期間にわたり、たくさんの準備があります。

幹事さん同士で協力し合い、同窓会を成功に導きましょう！

株式会社サラト

同窓会幹事代行Ｒｅフレンズ係

https://www.refriends.net/

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さて、今回は同窓会マニュアル「⑦当日の受付」についてお話しいたします。

当日、受付では、主に会費の集金・名札や式次第などのお渡し・出欠の確認を行います。

受付時刻になると参加者がどんどんやってきます。

慌てずにスムーズに受付業務を行うために下記のポイントを押さえておきましょう。

★幹事で役割分担をしておきましょう。

・受付や会場への誘導を行う係

・会費受取り係

★受付の準備をしましょう。

・名札や式次第などの配布物をあらかじめ受付テーブルに並べる。

・おつりが必要な場合は、忘れずに用意する。

・飛び入り参加の方が来た時の為に、予備の白紙の名札を用意する。

★受付の流れを決めておきましょう。

受付をスムーズに行うために、下記の手順をおススメします♪

①誘導係が会場に到着した方を順番に受付に誘導する。

②名札や配布物を受付テーブルに並べておき、参加者に取ってもらう。

③会費受取り係が参加者に名札を見せてもらい、受付名簿の名前を確認して、会費を集金する。

④誘導係が会場へ誘導する。

会場付近では、懐かしい友人との再会で話が盛り上がり、なかなか受付が進まない場合があります。また、あれ！名前が思い出せない！ということもあるでしょう。あらかじめ役割を決め、受付の流れを決めておくことでスムーズに受付作業を行うことができます。お金の管理もあるので、慌てず落ち着いて行いましょう。

楽しみに迎えた同窓会当日、しっかり準備して、思いきり楽しみましょう(*’▽’)

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

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先日、北海道でも気温が39度を記録し、各地で猛暑日が続いています・・・

今から熱中症対策を万全にし、これからの夏本番を乗り切りましょう(^O^)

さて、同窓会当日の余興について悩む幹事様も多いのではないでしょうか。

同窓会は、久しぶりに集まる仲間と話が弾むとあっという間に時間が過ぎて行きます。あまり凝った余興は、必要ないのかもしれません。

それでももし、何か余興をしたいとお考えの場合は、次のような短めの余興をオススメします！

• 当時の思い出クイズ

「食堂の定番メニューといえば？」

「体育の名物先生といえば？」

「流行っていたドラマの名前は？」

などなど在学当時にまつわる問題を出すと盛り上がります♪

• 遠方からの参加者に一言インタビュー

卒業後、故郷を離れて暮らしている旧友に簡単に一言、近況などをお話ししてもらいましょう。懐かしい気持ちで、会場も盛り上がりますよ♪

• スライドショーの上映

こちらは、幹事様にそれなりの技術と手間はかかりますが、学生当時の写真を集めてスライドショーを上映すると喜んでいただけます。

ただ、プロジェクターやスクリーンが必要となりますので、会場にレンタルできるかどうかや料金などを確認する必要があります。

余裕をもって、準備を行いましょう。

ぜひご参考ください(^^)/

Reフレンズキャラクター　ともーる

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連日、ニュースで桜の映像やお花見の様子が放送されていますね。

私も、川沿いに並んでいる桜を見ながら出勤し、毎朝癒されています(^^)

さて、新年度が始まり、お忙しい中で同窓会の準備を進められている幹事様もいらっしゃることと思います。

同窓会当日の流れで必ず押さえておきたいのは…

①開会の挨拶　②乾杯　③閉会の挨拶

加えて、④集合写真と⑤恩師の挨拶でしょうか。

④の集合写真を撮る場合は、開会の挨拶・乾杯前に撮りましょう。女性のお化粧直しやトイレに立った人を待つ時間がなく、スムーズに撮影ができます。酔っぱらって、ひな壇に登れない！なんて人もいない（はず）です。

⑤の恩師の先生も参加されている場合は、ぜひご挨拶をしていただきましょう。大人になってから聞く先生のお話が、学生時代のそれよりもまた違ったものに感じるか、変わらず懐かしいと感じるか…それも楽しみのひとつですね(*´▽｀*)

幹事会では、当日のことを考え、ワクワクして、色々な案が出るかもしれません。

何度か同窓会をされていたり、毎年同窓会をされている場合は、1～2個余興・ゲームを入れてもいいかと思います♪

でも、久しぶりの同級生との再会です。全員が、話したい事も聞きたい事も、たくさんあります。

例えば2時間制の場合、上記の5項目以外の時間は歓談でも問題ないでしょう。

（逆に時間が少ないくらいかもしれません）

同級生が集まるだけでも楽しいのが“同窓会”です。

幹事様も“参加者”です。

大勢が一度に集まることが出来るのも、そう多い機会ではありません。

当日は学生時代に戻り、楽しい時間をお過ごしください(^ｖ^)♪

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

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新年号が発表されましたね(^^)

「令和」素敵な元号です♪ 良い時代にしていきましょう。

さて、ゴールデンウィークに同窓会を予定しているみなさま、そろそろ参加人数も確定する頃ですね。

予定通り参加人数が集まったところも、思うように集まらなかったところも、残り1ヶ月、お誘いの声かけをしていきましょう！

同窓会の案内状を発送しているから、とは言っても、やはり案内を送りっぱなしでは、

なかなか参加人数は増えません。

「私のこと、覚えている人はいるかな？」、「仲の良かった子が来るかしら？」、「忙しいし

どうしようかな。」と迷っている人がいるからです。

幹事さんや同級生からのお誘いのお声がけは、久しぶりの再会の場に顔を出す良いきっかけとなりますし、勇気にもなります。

男性には男性幹事さんから、女性には女性幹事さんから、お誘いいただくのがおススメです。

また、幹事以外の出席者にお願いして、仲の良かった人に「一緒に行こうよ～！」とお誘いしていただくのもGOODです(^^)

より多くの参加者を集め、同窓会を盛り上げましょう♪

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気が付けば３月ももう終わりですね。

卒業生の皆様、ご卒業おめでとうございます。

先日、私の通っていた大学でも卒業式がありました。

後輩たちが袴姿の写真をSNSにアップしているのを見て、

「後輩の○○ちゃん大人っぽくなったな～」

「そうそう、私もこんな風にみんなと写真を撮ったな～」と懐かしくなりました。

写真は思い出を振り返るのには欠かせませんよね。

同窓会の場でもきっと皆さん個々に素敵な写真を撮っているかと思われます。

その素敵な写真を皆で共有しませんか？

Reフレンズでは、幹事様から要望があれば、専用のホームページに当日の写真を掲載しています。

当日参加された方はもちろん、出席できなかった方も当日の様子を楽しむことができます。

パスワードがないと閲覧できないようになっておりますので、安心してご覧いただけます。

また、写真を現物で残しておきたいという方のために、ネット販売のサービスも行っています。

インターネット上に写真を展示し、受注・プリント・発送まで行う一括代行のサービスです。

記念に手元に写真を残しておくと、後で見返すことができるので、数年経っても楽しむことができます。

ぜひご活用ください(^^)

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

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新年を迎えてから、早１ヶ月が過ぎましたね。

日曜日は節分です。地域によって風習も様々で、柊鰯を飾ったり、恵方巻を食べたり、豆を撒いたり…初めて知りましたが、落花生を撒く地域もあるそうですね！あなたが住む地域は、何を撒きますか？(^^)

さて、先週のブログで、会場の予約は約１年前に、とお伝えしましたね。

会場によって値段は様々ですが、同窓会を開催する時にかかる費用って、どれくらいかご存知でしょうか。

おおまかに言うと以下の２つが大きな支出です。

①会場費

②案内状発送費

①の会場費は、ホテルを使用した場合、一般的に食事代を含め、一人7,000～10,000円ほどです。

仮に8,000円のプランで参加者100名だとすると、800,000円です。

②の案内状発送費は、案内状作成（案内状、封筒、はがき等の印刷費）・案内状発送時の郵送費・出欠返信用ハガキの郵送費です。

学年全員（例えば400名）に送ろうとすると、郵送費だけでも、57,600円です。

・郵送費　　　　　　　32,800円（＠82円×400名）

・出欠返信用のハガキ　24,800円（＠62円×400名）

会費10,000円、参加者100名と仮定すると…

会費収入1000,000円－会場費800,000円－郵送費57,600円＝142,400円

ここから、案内状作成費・恩師への花束・余興等を賄います。

会費と必要経費のバランスを見ながら、会費設定や経費節約の調整が必要ですね。場合によっては、幹事の持ち出しなんてことも…

もちろん、お金のことだけではなく、作成・作業・管理の手間もありますよね。

もしかしたら、そのお金の心配と作業の手間、サラトのおまかせパック・お気軽パックで、

解決できるかもしれませんよ♪　ぜひ、ご相談ください。

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

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台風が去ったと思ったら、異常気象に、また台風が生まれそうな気配…早くカラッとした秋晴れを楽しみたいものですね(;^^)

さて、同窓会当日、まず初めに行う幹事さんの大仕事に「受付作業」がありますね。2人1組で、受付名簿チェック係・会費受け取り係など役割分担をするとよりスムーズです。

会場の前では、受付するのを忘れて、再会した友だちと、「きゃー！ひさしぶり！」と盛り上がっている光景がよく見られます。（友だちと久々に再会したら本当に嬉しいですよね、分かりますその気持ち！）

また、参加者が来られる時間が集中することも多くあります。

このようなケースに備えて、受付前で誘導を行うことも、スムーズに受付作業を行うためのポイントです。

受付作業も役割分担が必要なので、最初の時点で幹事メンバーを多く募りましょう。難しい場合は、当日だけでもお手伝いしてくれる友だちを募るのも、良いかと思います。

Ｒｅフレンズの「おまかせパック」では、この受付名簿チェック係・会費受け取り係を弊社スタッフが行います。幹事様の受付でのお仕事は、参加者との会話を楽しみながら、「受付してね～こっちだよ♪」と誘導係のみ。同窓会が始まる前に受付作業で疲れちゃった…なんてことがないようにＲｅフレンズにおまかせして、同窓会を思いきり楽しんでいただくことをおススメします(^^)ｖ

Ｒｅフレンズキャラクター　ともーる

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